Politica privind protectia datelor cu caracter personal

Începând cu data de 25 mai 2018 a intrat in vigoare regulamentul UE 2016/679. cunoscut ca GDPR (General Data Protection Regulation) sau Regulamentul general privind protecția datelor cu caracter personal, prevederile acestuia urmand sa se aplice în toate statele membre ale Uniunii Europene.

Pornind din natura activitatii de furnizare de servicii informatice pentru clienti/potentiali clienti si anume:

Asigurarea unei platfrome informatice tip ERP in regim SaaS (Software as a Service)
Interactioanarea/comunicarea cu clienti/potentiali clienti prin intermediul site-ului www.soft4biz.ro, este inevitabil sa avem acces la date despre clienti/potentiali clienti si despre activitatile acestora.

Prezenta politica explica in detaliu ce fel de informatii colectam, de ce le colectam si cum le tratam si cuprinde o informare privind:

• temeiurile,
• scopurile,
• modalitatea de prelucrare,
• colectare,
• utilizare,
• schimbare
• protectie a datelor clientilor/potentiali clienti, care au caracter personal.

Softforbiz SRL, in relatia cu clientii sai poate sa aiba un dublu rol:

Operator de date cu caracter personal
Procesator de date  cu caracter personal

DATE DE CONTACT

In legatura cu prelucrarea datelor cu caracter personal puteti sa ne contactati fie prin:

e-mail la adresa office@soft4biz.ro
posta la adresa Str.Grof Miko Imre, Nr.13, Bl.13, Sc.C, Ap. 9, Sfantu Gheorghe, Jud. Covasna. 

TERMENI SI DEFINITII

Datele cu caracter personal
Sunt orice informaţii referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană identificabilă este acea persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod particular prin referire la un număr de identificare ori la unul sau la mai mulţi factori specifici identităţii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale
Datele cu caracter personal sunt informaţii referitoare la o persoană, indiferent dacă acestea se referă la viaţa sa privată, profesională sau publică (de exemplu nume, fotografie, e-mail, informaţii bancare, postări pe site-uri de socializare, informaţii medicale, adresa IP a calculatorului.)

Prelucrarea datelor cu caracter personal
Inseamnă orice operatiune asupra datelor cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

Operatoru de prelucrare date
Este cel care stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal

Procesator de prelucrare date
O entitate care prelucrează datele în numele operatorului de date.

Persoana imputernicita de operator
Inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza date cu caracter personal in numele operatorului

Persoana vizata
Este persoana ale carei date cu caracter personal sunt prelucrate

 

NOTA IMPORTANTA CU PRIVIRE LA DATE SENSIBILE

Serviciile oferite de Softforbiz SRL nu sunt destinate minorilor cu vârsta sub 18 ani, asadar nu vom colecta cu bună știință informații de la vizitatorii din acest grup de vârstă. 
In consecinta, daca nu vă sunt cerute în mod specific, vă rugăm să nu ne trimiteți, să nu dezvăluiți, informații personale sensibile (de exemplu, informații legate de originea rasială sau etnică, opiniile politice, religie sau alte credințe, sănătate, antecedente penale sau apartenența sindicală), prin intermediul site-ului soft4biz.ro,  sau prin alt mijloc de comunicare.

CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL VIZATE – UTILIZAREA ACESTORA

Softforbiz SRL poate colecta si prelucra oricare din urmatoarele date, fie oferite voluntar de catre dvs., fie colectate in mod automat, in functie de serviciile pe care clientii/potentialii clienti le aleg sa le utilizeze:

1. Baze de date (utilizatorii sistemelor ERP pe baza de abonament SaaS) ale clientilor nostri stocate pe serverele noastre. Aceste baze de date pot include: lista angajatilor clientilor, lista contactilor, a clientilor si furnizorilor, mesaje, fotografii, fisiere atasate sistemului ERP, etc.
Avem acces la aceste date cu scopul de a ne indeplini obligatiile contractuale de suport techic. Toate activitatile, operatiile legate de aceste date le realizam numai in conformitate cu solicitarile documentate ale clientilor nostri. In cazul acestor date noi suntem Procesatori de prelucrare date si actionam numai pe baza solicitarilor Clientilor (Operatori de prelucrare date) sau in interesul acestora (ex. salvari de sigurnata si alte activitati de securitate IT).
Furnizarea anumitor date personale, solicitate în cadrul procedurii de achizitie a Serviciilor este necesara, refuzul furnizării conducând la imposibilitatea crearii unui cont de utilizator.
Prin accesarea contului si utilizarea parolei personale sunteti responsabil pentru toate actiunile care decurg din folosirea acesteia. Softforbiz SRL neputand fi responsabila pentru erorile/incidentele survenite in urma neglijentei utilizatorului/Clientului privind securitatea si confidentialitatea contului si parolei sale.

2. Datele de contact (cum ar fi nume, prenume, denumire companie, număr de telefon fix și/sau mobil, adresa de e-mail), care ne sunt furnizate atunci cand clientii/potentialii clienti completeaza un fromular de contact de pe siteul noastru: soft4biz.ro. 
Aceste date de contact ne furnizate de catre clientii/potentialii clienti din propria lor initiativa. 

3. Date colectate in mod automat, de exemplu adresa IP sau alte adrese de identificare, datele si timpii de utilizare/acces a serviciilor noastre (prin folosirea cookie-urilor sau a altor tehnologii)
Aceste tipuri de date sunt prelucrate de catre noi numai ca si date statistice, anonime cu scop marketing si de dezvoltarea propriilor noastre servicii.

4. Email-uri, note, scrisori, notificari, comunicari cu reprezentantii Softforbiz SRL sau orice alte asemenea evidente ale contactului dvs. cu noi.
Aceste tipuri de date sunt utilizate de catre noi pentru o comunicare adecvata cu clientii/potentialii clienti.

Softforbiz poate colecta în mod legitim date despre clientii sai și din surse externe atunci când consultă baze de date publice (Registrul Comertului, Ministerul Finantelor) sau alte surse publice. 

SCOPURILE PRELUCRARII

Prelucram datele clientilor/potentialilor clienti, pentru urmatoarele scopuri:

• pentru a vă contacta referitor la intrebarile/solicitarile Dvs. formulate si trimise prin site-ul nostru: soft4biz.ro
• pentru incheierea contractelor
• pentru a va crea un cont de utilizator - vom utiliza datele dvs. cu caracter personal în scopul verificării identității, pentru a asigura accesul la contul dvs. și în general pentru administrarea contului
• pentru a vă furniza serviciile comandate, inclusiv servicii conexe, daca este cazul
• pentru a vă contacta cu mesaje privind executarea raportului nostru contractual, inclusiv mesaje ale serviciului de relații cu clienții pentru a vă furniza informații în legătură cu serviciile noastre, de exemplu, în legătură cu modificările termenilor și condițiilor noastre sau întreruperea unor servicii
• in vederea facturarii si gestionarii platilor
• in scopuri de marketing - in functie de servicii pe care le-ați achiziționat de la noi, dacă v-ați dat consimțământul, vă vom ține la curent cu privire la aceste produse și servicii si in general cu privire la oferta noastra

TEMEIURILE PRELUCRARII
Softforbiz va prelucra datele clientilor/potentialilor clienti cu caracter personal in baza urmatoarelor temeiuri legale:
in vederea incheierii sau executarii contractului cu clientii și pentru a da curs solicitărilor clientilor (de exemplu in vederea crearii unui cont de utilizator in baza de date a clientului, pe platforma de suport a Softforbiz, in vederea emiterii facturilor, etc.)
in baza consimtamantului clientului, in calitate de persoana ale carei date sunt prelucrate;  IMPORTANT: acest consimtamant poate fi retras in orice moment prin accesarea link-ului https://soft4biz.ro/page/contactus sau ne puteti contacta la datele de contact mentionate mai sus in Sectiunea Date de contact
pentru protejarea unor interese legitime, de exemplu, prevenirea fraudelor, menținerea securității rețelei și serviciilor noastre
in vederea conformarii companiei noastre cu cerinte legale (de exemplu, cerințe contabile și fiscale in vigoare care impun precizarea anumitor date personale ale Clientului in factura si ca anumite documente sa fie pastrate o anumita perioada de timp)
pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice pentru a indeplini o obligatie care serveste unui interes public

DESTINATARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Softforbiz RL poate furniza datele dumneavoastra cu caracter personal altor companii cu care se afla in relatii de parteneriat, dar numai in temeiul unui angajament de confidentialitate din partea acestora, prin care garanteaza ca aceste date sunt pastrate in siguranta si ca furnizarea acestor informatii personale se face conform legislatiei in vigoare.

Dacă, pentru indeplinirea obligatiilor contractuale cu clientii nostri, decidem sa incheiem alte contracte cu subcontractori, care vor presta serviii in numele nostru, iar aceștia pot avea acces la datele dvs. cu caracter personal, nu îi autorizăm să utilizeze sau să dezvăluie datele dvs. cu caracter personal decât în legătură cu prestarea serviciilor lor.

Aceste entități care actioneaza in calitate de Persoane imputernicite sau ca Procesatori de date, sunt selectate cu o grijă deosebită pentru a ne asigura că îndeplinesc cerințele specifice în materie de protecție a datelor cu caracter personal.

Nu vom dezvălui datele personale ale clietilor nostri către terţe părţi, pentru a fi utilizate în propriile scopuri de marketing sau comerciale ale acestora, fără consimţământul Clientilor.

Informatiile Clientilor nostri cu caracter personal pot fi furnizate si catre organe abilitate ale statului, in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate.

DURATA STOCARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Vom stoca datele Clientilor nostri atât timp cât va fi necesar in vederea executarii solicitarilor acestora, a contractului nostru privind furnizarea serviciilor solicitate, sau cat ni se cere prin lege. Dacă nu există nicio cerință legală, in acest sens, atunci le vom stoca doar atât timp cât este necesar si rezonabil.

Atunci când datele personale ale clientilor nu mai sunt necesare scopului pentru care au fost colectate sau care a fost agreat și nici nu există vreo obligație legală de păstrare, Softforbiz SRL le va distruge sau șterge într-un mod sigur. 

Prin politicile noastre de securitate specializate urmarim îmbunătățirea în mod constant a măsurilor necesare pentru protecția datelor cu caracter personal împotriva oricărui acces neautorizat, pierdere accidentală, dezvăluire sau distrugere.

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE, UTILIZATORI SI CLIENTI

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal
Clientii nostri au dreptul de a obtine din partea noastra o confirmare daca se prelucreaza sau nu datele lor cu caracter personal si in caz afirmativ acestia au drept de acces la datele respective.
Clientii nostri au dreptul de a solicita o copie a datelor lor cu caracter personal pe care le deține  Softforbiz SRL.

2. Dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal
Aveți dreptul de a rectifica datele deținute în legătură cu dvs., dacă acestea nu sunt corecte si dreptul de a obține completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.
Dacă datele pe care le deținem cu privire la dvs. trebuie actualizate sau în cazul în care considerați că acestea pot fi incorecte, va rugam sa ne contactati.
Anumite date pot fi rectificate direct de catre Client in baza de date proprie.

3. Dreptul de ștergere a datelor cu caracter personal
În anumite circumstanțe, aveți dreptul de a ne solicita să ștergem datele dvs. cu caracter personal pe care le deținem. Dacă contractul cu noi a incetat, este posibil să avem în continuare temeiuri legale pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal .

Daca:
- datele nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor,
- s-a retras consimțământul și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare,
- va opuneti prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea
- datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal,

Aveti dreptul de a obține ștergerea datelor care va privesc, fără întârzieri nejustificate.

4. Dreptul de a restricționa prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal
În cazul în care considerați că datele pe care le deținem cu privire la dvs. sunt incorecte sau considerați că nu ar trebui să prelucrăm datele dvs., vă rugăm să contactați echipa noastră pentru o discuție în legătură cu drepturile pe care le aveți. În anumite circumstanțe, veți avea dreptul de a ne cere restricționarea prelucrării.
Aveti dreptul de a obține din partea noastră restricționarea prelucrării în masura în care se aplică unul din următoarele cazuri:
In cazul drepturilor prevazute la punctele b, c si d , Softforbiz va transmite notificari privind exercitarea acestor drepturi de catre dvs, catre fiecare destinatar caruia i-au fost transmise datele dvs. cu caracter personal, cu exceptia acelor situatii cand aceasta actiune se dovedeste imposibila sau presupune eforturi disproportionate pentru Softforbiz SRL. La solicitarea dvs., Softforbiz SRL va va informa privind acesti destinatari.
In cazul in care datele cu caracter personal nu sunt colectate direct de la persoana vizata, Softforbiz SRL va pune la dispozitia acesteia orice informatii disponibile, privind sursa acestor date.

5. Dreptul la portabilitatea datelor
Aveți dreptul de a putea lua cu dvs. datele cu caracter personal pe care ni le-ați comunicat. In masura in care este fezabil din punct de vedere tehnic, datele dvs. vor putea fi transmise direct catre un alt operator, la solicitarea dvs. Acest lucru nu inseamna faptul ca portabilitatea datelor declanseaza automat stergerea datelor din sistemul Softforbiz SRL si nu afecteaza perioada initiala de pastrare aplicabila datelor care au fost transmise.

6. Dreptul de a va opune prelucrarii
Aveti dreptul de a va opune prelucrarii de date cu caracter personal realizate în temeiul intereselor noastre legitime. In cazul exercitarii acestui drept, nu vom mai prelucra aceste date cu caracter personal, cu excepţia cazului în care avem motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea şi care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor dvs.

7. Dreptul de a depune o plangere in fata unei autoritati de supraveghere
Dacă doriți să faceți o plângere în legătură cu modul în care utilizăm datele dvs. cu caracter personal, vă rugăm să ne contactati la datele de contact precizate in prezenta informare. Vom face toate eforturile pentru a va ajuta, dar dacă aveți în continuare nemulțumiri, puteți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal– datele de contact se găsesc la adresa www.dataprotection.ro

8. Dreptul de a va opune la profilari
Aveti dreptul de a nu face obiectul unei decizii de profilare atunci cand aceasta se bazeaza pe prelucrarea automata. Acest drept dorește să apere persoanele de anumite decizii cu potențial negativ care ar putea fi luate fără intervenție umană. Crearea de profiluri e definita ca fiind orice formă automatizată de prelucrare în scopul evaluării anumitor aspecte personale ale individului, cum ar fi performanța la muncă, sănătatea, preferințe personale, situația economică, locația și altele.

În cazul în care această Politică de protectie si prelucrarea a datelor cu caracter personal va suferi modificări, politica revizuită va fi postată pe site-ul www.soft4biz.ro la secțiunea GDPR, putand fi accesata oricând de către Utilizatori/Clienti.