cum-planificam-si-gestionam-orele

Cum planificăm și gestionăm
orele de lucru și costul acestora?

pașii transformării

înainte ...

avem o planificare vagă a termenelor

pe baza experienței și a "celui de al șaselea simț"

nu avem o planificare a orelor de lucru

începem proiectul și lucrăm la ea cât trebuie

poate avem o evidență a orelor consumate

pe proiect, dar nu cunoaștem impactul financiar al acestora

și după implementare

avem o planificare realistă a termenelor

în spatele acestuia stau date și cifre din proiecte anterioare și concluzii pe baza lecțiilor învățate

planificăm orele de lucru pe fiecare sarcină

pe baza proiectelor anterioare și experienta colegilor

cunoaștem orele planficicate vs. consumate

în orice moment putem face o comparație dintre cele două, dar știm exact și valoarea costului de proiectare per proiect

"Când va fi gata proiectul?"

întreabă clientul, chiar înainte să ne dea detalii

Înainte de implementare am studiat cerințele proiectului și am dat clientului un termen de finalizare. Nu avem un instrument să vedem clar toate detaliile, dar am luat în considerare și o anumităr rezervă de timp (pentru situații diverse și neprevăzute).

După implementare s-a mai îmbunătățit situația. Avem un instrument vizual (Gantt charts) care ne ajută foarte mult să vedem în context situația, noul proiect apare pe același ecran cu celelalte proiecte deja existente, vedem mai clar în ce perioadă și cât putem lucra la noul proiect. Dincolo de aceasta avem rapoarte de productivitate din proiectele anterioare care ne pot ușura munca, astfel termenele sunt mai realiste.

Ore de lucru - cel mai important cost

al firmelor de proiectare și arhitectură!

Înainte de implementare știam că productivitatea și eficiența colegilor este important, dar nu prea ne-am dat seama cum să abordăm problema. În cel mai bun caz aveam un Excel în care treceam orele consumate defalcat pe proiect, sau poate aveam doar pontajul.

După implementare am înțeles repede cum ne ajută dacă planficăm și orele de lucru. Acum știm că timpul înseamnă efectivi bani, orele de lucur ale colegilor specialiști trebuie transformate în valoare (proiect bun) pentru care dă bani clientul.

Planificăm orele de lucru la nivel de sarcină și implicit la nivel de proiect.

Îmbunătățim de la proiect la proiect estimarea, astfel diferența dintre orele planificate și cele efectiv consumate scade. Da, recunoaștem că și acum avem surprize, dar acestea sunt din ce în ce mai rare. Ofertele noastre pe proiect sunt din ce în ce mai realiste, aproape toate proiectele firmei sunt pe plus la final.

Orele consumate se transformă în cost, instantaneu

Înainte simțeam doar că lucrăm mult la majoritatea proiectelor. Nu cunoșteam exact valoarea costurilor de proiectare, cele datorate orelor de lucru.

Acum știm exact costurile de proiectare la nivel de proiect. Orele consumate sunt înregistrate de colegi pe fiecare task (și implicit proiect) zilnic. Pentru fiecare coleg am stabilit slariul brut pe oră (care include și taxele, vezi campul Timesheet cost), astfel orele se transformă automat în costuri și se contabilizează pe fiecare proiect în parte. Nu ne rămâne decât să comparăm aceste costuri cu veniturile facturate pe proiect.

Monitorizarea perfomanței duce la perfomanță

Mai demult simțeam că există diferențe de performanță între colegi. Poate pentru unul din ei rezolvarea aceluiași sarcini ar fi durat de două ori pe atât cât pentru celălalt. Nu prea aveam ce să facem, așa sunt oamenii - unii mai lenți, alții mai rapizi și mai buni.

Acum putem face în orice moment comparații dintre orele de lucru planificate și cele consumate pe proiect, estimările inițiale sunt din ce în ce mai aproape de adevăr. În cazul în care sunt diferențe semnificative între cele 2 cifre, facem o analiză a cauzelor.

Oare au fost modificări solicitate de client, a fost prost gândit conceptul inițial sau doar sunt probleme de productivitate și motivație?! Putem interveni înainte să fie prea târziu.

Monitorizăm performanța colegilor (ore lucrate pe proiect, pe task, pe perioadă, comparativ plan vs. consum ore, comparativ valori facturate pe proiect și cost de proiectare). În sfârșit putem bonusa colegii performanți pe baza unor criterii reale, ceea ce duce la creșterea motivației colegilor și la rezultate financiare mai bune pentru firmă.

Costuri și venituri defalcate pe proiecte, în timp real!

Mă interesează!

Am câștigat cu adevărat încrederea clienților.

Cum?

Cum planificăm și gestionăm orele de lucru și costul acestora?