Cunoaștem în detaliu
situația materialelor instalate.
Cum?
1. Introducem rapid achizițiile și actualizăm stocurile, chiar și pe cele de pe teren
Până ce se introduceau în tabele Excel sau software-ul de contabilitate mai treceau câteva zile. Astfel situația materialelor era tot timpul în urmă față de realitate cu vreo 10 zile.
După implementare băieții transmit imediat pe email/Whatsapp/ software avizele și facturile de achiziție. Cei care se ocupă de managementul proiectului (și administrația din birou) pot procesa imediat documentele.
S-a îmbunătățit mult și gestionarea achizițiilor din birou sau la depozitul central. Transmitem la furnizori Comenzi de achiziție clare prin email, le transformăm dintr-un click în Recepții și Facturi intrate. Decalajul dintre situația de pe teren (fapticul) și cea din sistem (scripticul) este minim, poate câteva ore (maxim jumătate de zi).
Astfel știm exact situația materialelor transferate la fiecare lucrare.
2. Gestionăm adecvat stocurile de pe mașini
Până nu demult stocurile de materiale de pe mașinile de service nu erau gestionate ca lumea. Instalatorii foloseau din mers unele repere (cu ocazia muncii pe teren), mai cumpărau și pe drum câteva piese, mai primeau și de la depozit. Nu știam exact nici cantitativ, nici valoric situația acestor materiale, cu atât mai puțin care materiale la ce lucrări au folosite.
Acum
lucrurile sunt mai clare. Stocul de pe mașinile de service este gestionat ca o locație separată, cu intrări și ieșiri.
Săptămânal se completează materialele consumate pe lucrări. Cunoaștem în timp real situația consumului de materiale pe fiecare lucrare.
Dincolo de implementarea softului, pentru a ajunge la rezultatul dorit a trebuit să stabilim niște reguli interne
3. Retururile de materiale
numai reprezintă o provocare
Acum: în software facem rapid și simplu returul produselor de la lucrare în depozitul central, la birou sau la furnizor.
Marele avantaj este că returul se procesează aproape instantaneu, nu ne mai lungim cu documente pe hârtie. Ulterior personalul de back-office rezolvă eventualele sarcini suplimentare (stornare la furnizor sau nu).
Acum totul este mai clar.
4. La predarea lucrărilor totul este clar
Până acum
materialele livrate la lucrare nu erau la zi. Înainte de fiecare predare
parțială sau finală începea stressul. Șeful de echipă, managerul proiectului, personalul
de back-office – toți căutau hârtii
pentru a actualiza cât mai repede încărcarea materialelor pe lucrare.
Cu toată graba și tot stressul, tot aveam situații în care nici noi nu eram
foarte siguri de toate detaliile.
După implementare lucrăm mai structurat. Fiecare lucrare înseamnă un proiect în sistem. Putem verifica și printa în orice momentan situația materialelor, pieselor, consumabilelor utilizate pentru fiecare lucrare în parte, inclusiv detalii, cum ar fi:
-
data la care au fost consumate anumite materiale
-
data și ora la care anumiți colegi au lucrat la anumite proiecte
-
ce materiale au fost rerunate și când
