Cum am ajuns
să gestionăm eficient proiectele?


pașii transformării

Odoo text and image block

înainte ...


Nu erau definite sarcini

Informațiile despre proiect și ce anume trebuie făcut
erau răsfirate în agende, emailuri, documente Word 


Responsabili? Toți și nici unul!

La nivel de proiect aveam un project manager.
Neavând sarcini, nu le puteam aloca în mod clar.


Schimbarea priorităților și termenelor = haos

La ceea mai mică schimbare cerută de client sau solicitat de terțe părți întregul proiect intra într-o zonă crepusculară.



și după implementare

 

Proiecte structurate, sarcini/taskuri concrete

Fiecare proiect este compus din sarcini, totul este structurat și clar. Proiectele noi le definim pe baza proiectelor șablon.

Știm cine ce are de făcut

Pentru proiect răspunde un manager, pentru fiecare sarcină există un responsabil.

Termene și priorități modificate din mers

La startul proiectului planficăm termenel și prioritățile, și le replanificăm la nevoie. Toți știu(după un click) ce au de făcut


Proiecte structurate, informații la îndemână

Înainte de începerea implementării aveam o serie de documente despre ce anume trebuie făcut în proiect. Relevee, fișiere doc și XLS, fotografii, oferte de preț acceptate de client. Toate conțineau câte "o picătură" esențială a datelor de intrare pentru proiectare.
Ca să-ți dai seama ce este de făcut, trebuia să cauți tot timpul ce te interesa.


Acum
avem un proiect, compus din taskuri, acestea sunt structurate pe baza experienței și proiectelor similare. Atât la proiect cât și la taskuri am introdus/copiat esența cerințelor de proiectare, sub forma unor descrieri, fotografii, la nevoie am atașat alte documente la fiecare task. Informațiile esențiale sunt la un click distanță!

Odoo text and image block

Cine răspunde?

Până nudemult responsabilii erau numiți în ședințe, poate chiar înregistrați în tabele Excel. Problema cu aceste tabele a fost că trebuiau accesate simultan de toți care lucrau la proiecte, aceasta a dus la probleme de identficare versiune, imposibilitatea accesării simultane. Nu prea știam cum să vedem dacă anumiți colegi erau supraîncărcați cu muncă și alții din contră, abia au avut ce lucra.

Acum pe baza competențelor colegilor fiecare sarcină/task este alocat la un coleg la începutul proiectului, iar proiectul este alocat la un project manager. În loc de tabele avem un sistem care ne permite să verificăm ușor cine ce are de făcut, iar colegii își văd de treabă deoarece este clar (dintr-un click) cine ce are de făcut.

Odoo text and image block

Există o singură certitudine: schimbarea.
Pregătește-te pentru ea!

Înainte de implementare orice schimbare ne-a dat peste cap. Tabelele nu ne-au ajutat prea mult să vedem cui să alocăm noile sarcini, cine cât este de încărcat cu muncă și cam care ar fi noile termene de finalizare (dacă luăm în considerarea și noutățile).

Acum treburile s-au mai simplificat. Avem clar stabilit tema proiectului la Descrierea proiectului, vedem dacă schimbarea trebuie acceptată ca atare sau se consideră un change request și va fi realizat suplimentar, cu costuri adiționale. Înregistrăm un nou task și vedem cui îl putem aloca pe baza încărcărilor, împingem mai încolo termenele ușor. Stadiul fiecărui task și proiect este evident, știm ce am terminat și ce urmează.

Odoo text and image block

Având date clare din trecut, 
viitorul este mai ușor de anticipat

Până acum nu am centralizat date și informații despre proiectele anterioare. Nu am avut informații disponibile într-un singur loc, pentru a vedea imaginea de ansamblu și conexiunile dintre detalii. În lipsa acestora, fiecare proiect nou era o provocare mare.

După implementare lucrăm mai structurat. La finalul proiectelor putem face o analiză despre sarcini și resursele inițila planificate și cele consumate real. Am stabilit niște proiecte șablon, care ne ajută mult când trebuie să ofertăm un proiect nou și să anticipăm sarcinile, orele de lucru, colegii care trebuie implicați. Ne putem concentra pe aspectele profesionale ale fiecărui proiect nou. Partea organizatorică este mai ușor de gestionat.


Odoo text and image block

Cum am putea gestiona mai bine orele și costul acestora?

Iată detaliile

Costuri și venituri defalcate pe proiecte, în timp real!

Mă interesează!