Un document emis de ONU, privind interdependența dintre digitalizare și productivitate.
România stă destul de rău la acest capitol, IMM-urile din țară probabil se clasează la fel în raport cu IMM-urile din EU, sau probabil și mai prost în comparație cu multinaționalele care investesc din greu în digitalizare.. 

Revoluția digitală se poate face și pas cu pas. Iată 11+1 pas relativ simplu de implementat, care te pot ajuta mult să îmbunătățești eficiența firmei tale.

Poate unele propuneri o să vi se pare chestii banale, deja realizate.
OK, atunci concentrați-vă pe ceea ce se poate îmbunătăți de acum încolo.  

 

1. Facturare cu software

Pentru cei care încă nu ați început să folosiți un software pentru întocmirea facturilor: în loc să scrieți facturi pe hârtie sau să le generați din Excel, mai bine începeți să folosiți Smartbill.

Smartbill este ușor de învățat, ieftin, și este dotat și cu câteva automatisme: de ex transmite reminder automat la clienții aflați în întârziere de plată.

Sau puteți folosi Saga, vă recomand acest lucru dacă și firma voastră contabilitate folosește acest software, și atunci puteți transmite electronic facturile către conta.

2. Email de firmă

Mulți antreprenori în continuare folosesc adresele personale de email și pentru corespondența de afaceri.

Nu este o problemă în sine, dar ... parcă totuși arată mai profi dacă transmiteți emailuri de pe un cont de firmă.

Pentru a avea un cont de email de firmă în primă fază va fi nevoie să vă achiziționați propriul vostru domeniu, adresa de tip firmamea.ro. Recomand serviciile Webrahost pentru rezervarea domeniului, ai suport ca lumea și prețuri bune.

3. Urmărirea concurenței în online

Probabil ești curios ce face concurența ta. Sau dacă nu ești, atunci îți propun să fi. Este bine dacă știi ce mai fac ceilalți, nu trebuie să inventezi totdeauna roata, învață de la cei mai buni din breasla ta. Ce poți face?

Cel puțin anual odată vezi pe mfinante.ro (pe baza codului fiscal) ce performanțe financiare au.

Vezi dacă dai o căutare pe Google pe un cuvânt cheie care descrie produsul/serviciul tău, ce adrese, care dintre concurenți o să apară. 

Vizitează periodic pagina web al celor mai importanți concurenți și profilul de Facebook.

Cel mai important: toate cel de mai sus pot fi o sursă de inspirație, fă-ți timp ca să implementezi la firma ta măcar câteva din aceste posibile îmbunătățiri.

4. Site web propriu

O mare parte din antreprenoriate și firme mici nu au site web propriu. Cred că trebuie să accentuăm faptul că aceasta este cartea de vizită al afacerii în lumea online. 

Siteul web propriu ajută mult la formarea minimei încrederi în ochii clienților potențiali.

Fă și tu măcar un site simplist de tip one pager, optimizat pentru vizualizare de pe telefonul mobil. Este dovada faptului că exiști ca afacere.

5. "Call to action" pe site

Dacă ai trecut de primul pas și ai propriul tău site, atunci următorul pas ar fi ca pe site să postezi dincolo de datele tale de contact (email, telefon) si un CTA, un call to action.

După prezentarea produselor-serviciilor tale ar fi bine să postezi un îndemn pentru a fi contactat, prezentând și beneficiile pe care la va avea clientul potențial dacă face acest lucru.

6. Diferențiază-te!

Treaba aceasta nu este legată neapărat de digitalizare, ci mai mult de marketing.

Este esențial să te diferențiezi de concurență, să identifica clar care sunt aspectele la care firma ta este mai bună decît competiția. Fără acesasta vei fi una dintre firmelel ofertante, și clientul va alege produsul tău doar pe bază de preț.

Odată identificată avantajul competițional, este bine dacă este evidențiată și pe pagina web al firmei.

7. Bază de date solidă cu clienții

Portofoliul de clienți (foști, actuali și prospecți contactați) este una din cele mai valoroase lucruri din firma ta. Multe firme se cumpără de către investitori doar pentru portofoliul de clienți.

Este esențial să știi cine sunt cei care ți-au votat încredere prin achiziția de produse și servicii. Probabil o vor face și în viitor.

În cel mai rău caz trebuie să ai un Excel cu numele și datele de contact ale clienților, valoarea vânzărilor.
În cazul mai fericit vei putea folosi un software CRM.

8. Evaluarea satisfacției clienților

Există zicala cum că: Rugăm clientul nemulțmumit să ne spună problemele sale, iar clienții mulțumiți să povestească detaliile la toate cunoștințele. Și nu invers!

O pârghie foarte importantă care ajută să evoluezi poate fi feedback-ul dat de clienți, mai ales cei nemulțumiți. Ca să aflii despre aceasta, trebuie să le întrebi sistematic.

Folosește pentru aceasta un Google Form sau un formular pe site-ul web sau pe întreabă-le personal sau telefonic. Centralizează concluziile și i-a măsuri pentru îmbunătățirea situației.

9. Task și project management

În firmele cu peste 8-10 angajați activitățile încep să fie din ce în ce mai complexe. Există multe proiecte, multe sarcini.

Dacă firma Ta are peste 10 angajți îți recomand neapărat să testezi un software de task managament, pentru planificarea și gestionarea sarcninilor.

Ai mai multe opțiuni, dar ți-aș propune să începi să testezi Trello, care este o aplicație simplă și accesibilă ca preț, dar cu suficiente funcționalități care te pot ajuta.

10. Managementul documentelor

Documentele realizate de firmă intern, cele primite de la furnizor și client ar trebui gestionate în mod ordonat, organizat. La IMM-uri nu este în totdeauna așa.

Calculatoarele de la firmă ar trebui legate între ele (rețea internă), fișierele ar fi bine să fie predefinite, angajații să lucreze pe un FileServe sau NAS.

Astfel este mai ușor să previi virusarea, pierderea unor documente importante, făcând periodic salvări de siguranță și gestionând sistematic documentele tuturor.

11. Calendar digital in cloud

Recomand utilizarea unor calendare digitale, shareuite, pe cât posibil în cloud. 

Astfel ai posibilitatea să-ți planifici sistematic timpul, dar în același timp ai acces și la planificarea colegilor. Vezi cine ce își propune să facă, poți sincroniza planificarea echipei.

Folosește Microsoft Outloook sau Google Calendar, astfel echipa ta va deveni mai eficientă.

12. Software integrat de management

Cireașa de pe tort în ceea ce privește digitalizarea ar fi implementarea unui software de tip CRM/ERP, care ar rezolva dintr-o singură lovitură majoritatea posibilităților enumerate mai sus. Cu excepția pasului 3 toți ceilalți pași se pot include într-un proiect de implementare ERP.

Funcționarea afacerii tale va deveni mai structurată, mai transparentă, mai ușor de coordonat și monitorizat.

Sigur, acest pas înseamnă un efort serios privind investiția de timp și bani, dar rezultatele pot fi și vor fi pe măsură.