Az ERP szoftver üzembe helyezése egy kihívásokkal teli időszak.
Elsőre úgy tűnhet, hogy ha már a cég éles üzemben (napi szinten) használja a szoftvert, akkor már túl vagyunk a dolgok nehezén.
Ez részben igaz, de a teljes siker érdekében van néhány fontos tennivaló ilyenkor.

Nagy hiba lenne máris hátradőlni!

Érdemes az ERP szoftvert egy változás kezelési projektként kezelni.
Ez egyben azt is jelenti, hogy amikor a szoftver napi használatban van, akkor is tervezetten foglalkozzunk a témával.

Lényeges hogy a cégvezetés még egy darabig támogassa a projekt csapatot, mindaddig, amíg nem teljeskürű és betonbiztos az ERP használata.

1. Folytassa a belső kommunikációt

Ha az ERP szoftver már működik, azt gondolhatja, hogy az alkalmazottak már ismerik és magas szinten használják a rendszert.
Elvégre a kollégák már voltak képzésen és minden szükséges tudással rendelkeznek az éles induláshoz.

Ez igaz lehet (a “lehet”-en van a hangsúly J) de ez nem azt jelenti, hogy magukra hagyhatjuk őket.
Ha valami elromlik, és nincs módjuk kommunikálni a problémát, előfordulhat, hogy nem követik tovább az új folyamatokat. Éppen ezért létkérdés, hogy a cégvezetés figyelje  és észrevegye (nyitott szemek, nyitott fülek, nyitott ajtók) ha gond van.

Íme néhány módszer a kommunikáció fenntartására:

• közvetlen kommunikációs vonalak kialakítása (email, heti egy gyors megbeszélés, stb)
• kialakítani azt, hogy a leghalkabb, legeldugottabb raktárban lévő felhasználótól is begyűjtsünk egy visszajelzést és ha gond van, akkor erre gyorsan reagáljunk
• felhasználói visszajelzési folyamatok kidolgozása

Az is fontos, hogy ismételten kommunikáljuk az ERP-rendszer által várhatóan biztosított előnyöket. Tegyük világossá, hogy "mi hasznom származik belőle?".

Javasoljuk továbbá, hogy összpontosítsunk a kétirányú kommunikációra. Nem elég, ha egyszerűen arra ösztönzi alkalmazottait, hogy küldjék el e-mailben visszajelzéseiket az új rendszerrel kapcsolatban.
Lépéseket kell tenni a csapattagok számára is, hogy felülvizsgálják a visszajelzéseket, és kiigazításokat hajtsanak végre, táogassák a kollégákat abban, hogy mélyebben megértsék a rendszer működését és annak előnyeit.

 

2. Az ERP szoftver használatának monitorizálása

Lehet, hogy épp most vezette be az egyik legjobb ERP-rendszert, de a projekt mégsem lesz sikeres, ha az alkalmazottai nem használják megfelelően.

Az éles üzembe helyezést követően nyomon kell követni a rendszer használatát és a dolgozók által azonosított fájó pontokkal foglalkozni kell.

A használati problémák azonban nem mindig nyilvánvalóak. Előfordulhat, hogy nem is tud róluk a cégvezetés, különösen akkor, ha nincs erről rendszeres kommunikáció.

Ha kíváncsi arra, hol áll a cég a szoftver elfogadás (napi használata) tekintetében, íme néhány mérőszám, amelyet érdemes nyomon követni:

• Az alkalmazottak hány százaléka használja aktívan az új rendszert, összehasonlítva példáúl az eredeti tervvel?
• Hány százalékuk teszi ezt magas színvonalon?
• Hány százalékuk teszi ezt ellenvetésekkel vagy kerülőutakkal (sok noszogatás hatására)?

Ezeket az adatokat számos módon gyűjtheti és követheti, például felhasználói visszajelző felmérésekkel (pl. Google form típusú kérdőívvel), személyes találkozókkal és a szoftverben meglévő adatok rendszeres ellenőrzésével.

 

3. A változással szembeni ellenállás megelőzése vagy később minimalizálása

Lehet, hogy ha az alkalmazottak kezdetben úgy gondolták, hogy jó lesz nekik ez a szoftver. Viszont meggondolhatják magukat a napi használat során.

Az ellenállók általában az alábbi módon járnak el:

• néhány alkalmazott az új rendszert fogja használni, de csak vonakodva.
• mások pedig határozottan elutasítják a változást, és visszatérnek a régi szokásaikhoz, még akkor is, ha azok a folyamatok bizonyítottan nem hatékonyak.

A belső szabotázs az ERP kudarcának gyakori oka.

Legjobb ha ezt meg tudjuk előzni (és így ki sem alakul az ellenállás).
Viszont ha ez nem sikerült akkor a konfruntációk során az ellenállók ellenvetéseit kezelni kell, megoldásokat kell keresni.

 

4. Utólagosan megismételt képzések

A végfelhasználók képzése minden ERP bevezetés alapvető eleme - és nem szabad, hogy a bevezetés után ez megálljon.

Egy későbbi időpontban hasznos a képzést megismételni, hogy megerősítse az alapvető fogalmakat és felfrissítse az alkalmazottak emlékezetét a kritikus munkafolyamatokkal kapcsolatban.

Miután az alkalmazottak első kézből láthatják, hogyan működik a rendszer, további kérdéseket tehetnek fel vagy problémáikra gyors választ kaphatnak.
Az is előfordulhat, hogy meg akarják tanulni, hogyan használják azokat a funkciókat, amelyekről eddig nem tudtak.

Saját tapasztaltunk szerint egy ilyen alaklommal mindig előjön néhány olyan hasznos kérdés (pl. személyre szabott szűrők beállítása), aminek megválaszolásával gyorsabbá és hatékonyabbá lehet tenni a kollégák munkáját.

A folyamatos képzéssel segítheti az alkalmazottakat abban, hogy még évekig hatékonyan végezhessék munkájukat.

 

ERP szoftver bevezetésén gondolkodik?
Jelezze igényét felénk a Kontakt űrlap kitöltésével és egy online találkozó keretében (ingyenes konzultáció) átbeszéljük az igényeket, lehetőségeket és személyre szabott megoldásokat.