Implementarea unui software ERP este o perioadă dificilă.
La prima vedere, se poate lăsa impresia că, odată ce compania activează sistemul ERP (utilizează software-ul zilnic), munca grea s-a încheiat.
Acest lucru este parțial adevărat, dar există câteva lucruri importante care trebuie făcute în această etapă pentru a asigura un succes deplin.
Merită să tratăm software-ul ERP ca pe un proiect de gestionare a schimbării. Folosirea zilnică ar trebui să fie abordată într-un mod planificat.
Este esențial ca managementul să sprijine echipa de proiect pentru o perioadă de timp, până când folosirea sistemului ERP devine definitivă și concretă.
- Continuarea comunicării interne
Dacă software-ul ERP este deja funcțional, s-ar putea să credeți că angajații dvs. sunt deja familiarizați cu sistemul și că îl folosesc la un nivel ridicat.
La urma urmei, colegii au fost deja instruiți și au toate cunoștințele de care au nevoie pentru a începe să folosească sistemul.
Acest lucru poate fi adevărat (accent pe "poate"), dar nu înseamnă că pot fi lăsați pe cont propriu.
Dacă ceva nu merge bine și nu au cum să comunice problema, este posibil ca aceștia să nu urmeze noile procese. De aceea, este vital ca managementul să urmărească și să observe (țineți ochii deschiși, urechile- și ușile deschise) atunci când există o problemă.
Iată câteva modalități de a menține comunicarea:
- stabilirea unor mijloace de comunicare directă (e-mail, o întâlnire rapidă pe săptămână etc.)
- colectarea feedback-ului și de la ultimul utilizator din depozit și de a răspunde rapid dacă există o problemă
- elaborarea unor procese de feedback al utilizatorilor
De asemenea, este important să se comunice în mod repetat beneficiile preconizate ale sistemului ERP. Prezentați în mod clar "ce avem de câștigat?".
Vă recomandăm să vă concentrați pe comunicarea în ambele sensuri. Nu este suficient să vă încurajați pur și simplu angajații să vă trimită prin e-mail feedback-ul lor cu privire la noul sistem, trebuie luate măsuri pentru a încuraja membrii echipei să analizeze feedback-ul și să facă ajustări, ajutându-i pe colegi să înțeleagă mai bine modul în care funcționează sistemul și beneficiile sale.
- Monitorizarea utilizării software-ului ERP
Poate că tocmai ați implementat unul dintre cele mai bune sisteme ERP, dar proiectul nu va fi un succes dacă angajații nu îl folosesc în mod corespunzător.
După activare și punerea în funcțiune, trebuie să monitorizați utilizarea sistemului și să abordați toate punctele dificile identificate de angajați.
Cu toate acestea, problemele de utilizare nu sunt întotdeauna evidente. Este posibil ca managementul să nu fie nici măcar conștient de ele, mai ales dacă nu există o comunicare permanentă.
Dacă vă întrebați unde se situează compania dvs. în ceea ce privește acceptarea software-ului (utilizarea zilnică), iată câțiva parametri de urmărit:
- Ce procent de angajați folosesc în mod activ noul sistem în comparație cu planul inițial?
- Ce procent face acest lucru la un nivel ridicat?
- Ce procent o face cu reticență sau cu ocolișuri (după multe îndemnuri)?
Aceste date pot fi colectate și urmărite în mai multe moduri, cum ar fi sondaje de feedback al utilizatorilor (de exemplu, chestionare de tip Google Form), întâlniri face-to-face și monitorizarea periodică a datelor existente în software.
- Preveniți sau minimalizați rezistența la schimbare
Chiar dacă angajații inițial au crezut că software-ul ERP le ușurează munca, după începerea utilizării zilnice a sistemului s-ar putea să se răzgândească și să se opună.
De regulă, oponenții reacționează în felul următor:
- unii angajați vor utiliza noul sistem, dar cu reticență.
- alții vor respinge cu fermitate schimbarea și se vor întoarce la vechile lor metode, chiar dacă aceste procese se dovedesc a fi ineficiente.
Sabotajul intern este o cauză frecventă a eșecului ERP. Cel mai bine este să îl preveniți și astfel să evitați rezistența.
Cu toate acestea, dacă nu se reușește acest lucru, atunci rezistența trebuie tratată în cursul confruntărilor și trebuie căutate soluții.
- Cursuri repetate în mod retrospectiv
Instruirea utilizatorilor finali este un element esențial al oricărei implementări ERP - și nu trebuie să se oprească după implementare.
Este util să repetați formarea la o dată ulterioară pentru a consolida conceptele cheie și pentru a reîmprospăta memoria angajaților cu privire la fluxurile de lucru esențiale.
Odată ce angajații au văzut la fața locului cum funcționează sistemul, ei pot pune întrebări suplimentare sau pot obține răspunsuri rapide la probleme.
De asemenea, este posibil ca aceștia să dorească să învețe cum să utilizeze funcții despre care încă nu aveau cunoștință.
Din experiența noastră, un astfel de formular aduce întotdeauna întrebări utile (de exemplu, configurarea unor filtre personalizate) la care se poate răspunde pentru a face munca colegilor mai rapidă și mai eficientă.
Prin formare continuă, îi puteți ajuta pe angajați să continue să își facă munca în mod eficient și în anii următori.
Vă gândiți să implementați un software ERP?
Contactați-ne completând formularul de contact și vom discuta despre cerințele, opțiunile și soluțiile personalizate în cadrul unei întâlniri online (consultanță gratuită).
