În continuare, îți prezentăm câteva motive pentru care ar trebui să te bazezi pe software de managementul proiectelor dacă vrei să menții organizarea, concentrarea și responsabilitatea pe toată durata proiectelor și să te scutești de apăsarea nenumăratelor termene limită.
1. Planificare ușoară
Planificare a proiectului durează foarte mult timp, deoarece trebuie analizate cu atenție toate etapele importante.
Un software de management de proiect îți oferă posibilitatea de a stabili cu ușurință o ierarhie a sarcinilor pentru finalizarea eficientă a acestora.
De asemenea, acest instrument îți permite să indentifici care sunt pașii secvențiali și ce sarcini depind una de cealaltă.
La rândul său, acest lucru duce la managementul perfect al timpului și a sarcinilor: atunci când liderul echipei cunoaște cei mai importanți pași ai proiectului, el/ea va știe ce sarcini să atribuie echipei.
2. Urmărirea precisă a proiectului
Urmărirea timpului petrecut pentru fiecare sarcină are o valoare deosebită, deoarece îți permite să cunoști ritmul de lucru al membrilor echipei, și astfel planificarea proiectelor viitoare devine mult mai ușoară, cu estimări de timp mult mai precise, mai realiste.
De exemplu, un lider de echipă poate oferi diferite tipuri de sarcini membrilor echipei de-a lungul unui proiect pentru a le determina punctele forte.
Acest lucru creează performanțe mai bune și rezultate mai rapide.
3. Gestionarea eficientă a sarcinilor
Fiecare proiect urmează o procedură, anumiţi pași care trebuie îndepliniţi.
Înregistrarea continuă a sarcinilor la care membrii echipei tale lucrează, poate deveni imposibilă, mai ales când vine vorba de proiecte în derulare care necesită mult timp pentru a fi finalizate.
În aceste situații este extrem de util un instrument de gestionare a proiectului, cu ajutorul căruia poți să monitorizezi angajații implicați în proiect și să urmărești în mod constant progresul.
Nu uita! Printr-o mai bună gestionare a sarcinilor, echipele lucrează fără probleme, ceea ce poate duce la rezultate incredibile, benefice companiei.
4. Documente, calendare și contacte partajate
Cu cât proiectul este mai mare, cu atât devine mai dificilă stocarea și partajarea unei varietăți de documente și informații între toți membrii echipei.
Cu ajutorul instrumentelor de gestionare a proiectelor, prin crearea unui plan centralizat de stocare a documentelor, fiecare membru al echipei poate edita și contribui mai ușor și mai rapid.
Această caracteristică este foarte importantă în cazurile în care munca este externalizată unei persoane sau unei alte echipe.
Este mult mai ușor să efectuați toate sarcinile necesare fără a trimite mii de e-mailuri cu documente atașate unde, mai devreme sau mai târziu, lucrurile devin întortocheate.
De asemenea, accesul la calendarele altor membri ai echipei este convenabil și face coordonarea mult mai ușoară, mai ales în cazul în care vei organiza o întâlnire între membrii echipei.
Asigură-te că partajezi un document care conține informațiile de contact ale fiecărui membru al echipei, ca aceştia să poată comunica între ei și de la distanță.
5. Flux de lucru fără probleme
Unul pentru toți, toți pentru unul! Ce adevărat și totuși cât de greu de realizat...
Dar nu imposibil!
Un software de gestionare a proiectelor oferă șefului echipei șansa de a monitoriza sarcinile la care echipa lui lucrează simultan și membrii echipei care sunt implicați în sarcina respectivă.
Crearea unui flux de lucru fără probleme este un țel foarte important de atins, deoarece contribuie la dezvoltarea durabilă a companiei și la succesul acesteia.
6. Măsurarea performanței duce la îmbunătățirea acestuia
Din moment ce ai început să măsori performanța colegilor, aceasta va duce la îmbunătățirea performanței. Câțiva indicatori de performanță ce se pot folosi în domeniul serviciilor și proiectelor:
Comparație dintre orele inițial planificate de lucru (pe proiect sau task) versus orele consumate în mod real la finalizarea proiectului
Încadrarea în bugetul planificat al proiectului, comparații venit versus cost defalacat la nivel de proiect
Productivitatea angajaților (venitul sau valoarea adăugată generată de fiecare angajat în parte în raport cu numărul de ore lucrate pe proiect sau pe task).
Există o serie de alți indicatori de performanță ce se pot măsura în domeniul serviciilor și proiectelor. Implementând aceste indicatori performanța echipei se va îmbunătății.
Concluzie
Acestea sunt unele dintre cele mai importante motive pentru care recomandăm să te bazezi pe un software de managementul proiectului în compania ta. Utilizarea celor mai noi tehnologii disponibile în prezent maximizează performanța echipelor de proiect. Întregul flux de lucru va fi îmbunătățit, deoarece oamenii sunt capabili să colaboreze la o varietate de sarcini. Aceasta duce la o îmbunătățire semnificativă a productivității, ceea ce are ca rezultat profituri mai mari în lumea afacerilor.
Calitate înaltă într-un interval de timp scurt – visul fiecărei firme poate fi acum atins cu un software de gestionare a proiectelor bine ales.
