Íme néhány ok, amiért érdemes a projektmenedzsment-szoftverekre támaszkodnia, ha szeretné fenntartani a szervezettséget, a fókuszt és az elszámoltathatóságot a projektjei során, és megkímélni magát a számtalan határidő nyomásától.
1. Egyszerű tervezés
Egy projekt megtervezése sok időt vesz igénybe, mivel minden fontos lépést alaposan át kell gondolni.
Egy projektmenedzsment szoftver lehetővé teszi, hogy a hatékony feladatvégzés érdekében könnyen létrehozzon egy hierarchiát.
Azt is lehetővé teszi, hogy azonosítsa, mely lépések követik egymást, és mely feladatok függenek egymástól.
Ez viszont tökéletes idő- és feladatkezeléshez vezet: ha a csoportvezető ismeri a projekt legfontosabb lépéseit, tudni fogja, hogy milyen feladatokat kell a csapatra bízni.
2. A projekt nyomonkövetése
Az egyes feladatokra fordított idő nyomon követése azért különösen értékes, mert így megismerheti a csapattagok munkatempóját, és így a jövőbeli projektek tervezése sokkal könnyebbé válik, pontosabb, reálisabb időbecslésekkel.
A csoportvezető például a projekt során különböző típusú feladatokat úgy oszthatja szét a csapattagoknak, hogy figyelembe vegye erősségeiket. Ez jobb teljesítményt és gyorsabb munkatempót eredményez.
3. Feladatok hatékony kezelése
Minden projekt egy eljárást követ, bizonyos lépéseket kell végrehajtani.
A csapattagok által végzett feladatok folyamatos rögzítése szoftver nélkül elég nagy fejfájást okozhat, különösen, ha olyan folyamatban lévő projektekről van szó, amelyek befejezése hosszú időt vesz igénybe.
Ezekben a helyzetekben rendkívül hasznos egy projektmenedzsment eszköz, amellyel nyomon követhetjük a projektben részt vevő munkatársak haladást.
Ne feledje! A jobb feladatkezeléssel a csapatok gördülékenyebben működnek, ami hihetetlen eredményekhez vezethet, amelyek a vállalat és a csapattagok, valamint az ügyfelek javát szolgálják.
4. Dokumentumok, naptárak és egyéb megosztott adatok
Minél nagyobb a projekt, annál nehezebbé válik a különböző dokumentumok és információk tárolása és megosztása a csapat minden tagja között.
A projektmenedzsment eszközökkel, egy központosított dokumentumtároló létrehozásával a csapat minden tagja könnyebben és gyorsabban szerkeszthet és járulhat hozzá a munkához.
Sokkal könnyebb minden szükséges feladatot elvégezni anélkül, hogy több ezer e-mailt kellene elküldeni csatolt dokumentumokkal, ahol előbb-utóbb összekuszálódnak a dolgok.
Emellett a többi csapattag naptárához való hozzáférés is kényelmes, és sokkal könnyebbé teszi a koordinációt, különösen akkor, ha a csapattagok közötti megbeszélést akarunk szervezni.
Győződjön meg róla, hogy megoszt egy dokumentumot, amely tartalmazza az egyes csapattagok elérhetőségeit, így távolról is tudnak egymással kommunikálni.
5. Zökkenőmentes munkafolyamatok
Egy mindenkiért, mindenki egyért! Milyen igaz, és mégis milyen nehéz megvalósítani...
De nem lehetetlen!
Egy projektmenedzsment szoftver lehetőséget ad a csoportvezetőnek, hogy nyomon kövesse a csapatában egyszerre folyó feladatokat és a feladatban részt vevő csapattagokat.
A zökkenőmentes munkafolyamatok megteremtése nagyon fontos cél, hiszen ez hozzájárul a vállalat fenntartható fejlődéséhez és sikeréhez.
6. A teljesítmény mérése a teljesítmény fokozását eredményezi
Mivel elkezdte mérni a kollégák teljesítményét, ez a teljesítmény javulásához fog vezetni. Néhány teljesítménymutató, amely a szolgáltatásokban és a projektekben használható:
Az eredetileg tervezett munkaórák (projektenként vagy feladatonként) és a projekt befejezésekor ténylegesen felhasznált órák összehasonlítása.
A projekt tervezett költségvetésén belül a bevételek és a költségek bontásban történő összehasonlítása projektszinten.
Az alkalmazottak termelékenysége (az egyes alkalmazottak által generált bevétel vagy hozzáadott érték a projektenként vagy feladatonként ledolgozott órák számához viszonyítva).
A szolgáltatások és projektek területén számos más teljesítménymutató is mérhető. Ezeknek a mutatóknak a bevezetése javítja a csapatok teljesítményét.
Összegzés
A fentiek miatt javasoljuk, hogy vállalkozásában támaszkodjon a projektmenedzsment-szoftverekre.
A ma elérhető legújabb technológia használata maximalizálja a projektcsapatok teljesítményét.
Az egész munkafolyamat javul, mivel az emberek képesek együttműködni a különböző feladatokon.
Ez a termelékenység jelentős javulásához vezet, ami magasabb profitot eredményez az üzleti világban.
Magas minőség rövid időn belül - minden vállalat álma! Ez ma már megvalósítható a megfelelő projektmenedzsment szoftverrel.
Lépjen kapcsolatba velünk, nézzük meg közösen hogyan segíthetünk Önnek ennek elérésében.
.
