Egy vállalatirányítási szoftver bevezetése igen jelentős átalakulásokat hoz magával egy cég életében.
A sikeres bevezetéshez 3 alappillér járul hozzá:

• üzleti folyamatok fejlesztése
• szervezeti változások megvalósulása
• technika (technológia, informatika)

A 3 dologból szinte mindenki (beleértve a cég vezetését és extrém esetben még a szoftver beszállítót is), csak 1 dologra fókuszál: magára a szoftverre (a technikára, az informatikára).

Több független felmérés (mint pl. a Panorama Consulting felmérése is) megmutatta, hogy a 2 másik alappillér legalább olyan fontos mint maga a szoftver.

Sőt, igazából a másik kettővel szokott a legtöbb gond lenni, pont azért mert nincs kellő tudás, tapasztalat ezen a területen, egyszerűen a szoftver bevezetés során nem foglalkozunk kellően ezekkel. Ez különösen igaz a romániai vállalkozói környezetre, nálunk az alábbikáknál is fontosabb ez.

Üzleti folyamatok fejlesztése

A folyamatfejlesztés különösen fontos az ERP bevezetések esetében.
A gyártóiparban például optimalizált folyamatokra van szükség az üzemi adatgyűjtéshez.
Bár az adatgyűjtés jellemzően automatizált, az ellátási láncon belül mégis optimalizálni kell a végponttól végpontig tartó munkafolyamatokat.

Gyakorlatilag bármilyek osztályon (marketing, értékesítés, gyártás, beszerzés, stb) lényeges, hogy a folyamat gyorsabban és minnél kevesebb erőforrással történjen meg, de ami még optimális eredményt biztosít.

A folyamatok fejlesztése FOLYAMATOS erőfeszítés kell legyen, amely a bevezetés után is folytatódik. Az új ERP-rendszer segítségével például szimulációkat futtathatunk, amelyek segítenek meghatározni, hogy miként lehet a legjobban működtetni az üzleti tevékenységeket.

 

Szervezeti változásmenedzsment, változás kezelés

A szervezeti változásmenedzsment bármilyen mennyisége intenzívnek tűnhet a tapasztalatlan vagy nem kellően felkészült személyzettel rendelkező cégek számára.
Bármikor, amikor egy szervezetben jelentős változás következik be – és egy ERP szoftver bevezetése tipikusan ilyen -  egyes alkalmazottak lelkesen fogadják a változást, míg mások vonakodnak elengedni a megszokott dolgokat. “Jól van az úgy” – hangzik a klasszikus mondás,

Hogyan lehet elérni, hogy mindenki ugyanarra az oldalora álljon?
Hogyan kerülhetjük el az eredménytelen iszapbírkozást?
 

A válasz: foglalkozni kell a változással, lehetőleg előre tervezett módón:

• lényeges, hogy előre kommunikáljuk a változást amit a szoftver fog hozni, majd rendszeresen beszéljünk erről.
• Emeljük ki, hogy milyen előnyöket fog ez jelenteni felhasználói szinten, lebontva osztályokra és emberekre (konkrét eseteket mutassunk be), nyerjük meg őket az ügynek
• Dícsérjük meg, emeljük ki a kollégák teljesítményét (akik a legtöbbet tettek a szoftver bevezetése érdekében), akár bónusz formájában is
• Támogassuk a lassabban felzárkózókat és ellenőrizzük azokat a helyeket a cégben ahol megakad az előrelépés.
• Nyíltan beszéljünk arról, hogy mit lehet ezért az akadályok megszűntetéséről és, hogy ez a szoftvere projekt fontos a cégnek.

Igen, mindez időt és energiát ígényel, de enélkül a tökéletes szoftver sem fog napi használatba kerülni és így a várt eredményeket sem érjük el.

 

Összegzés

Egy új ERP-rendszer bevezetése nem könnyű. A tapasztalat azt mutatja, hogy:

• az emberekre,
• a folyamatokra és
• a technológiára való egyidejű összpontosítás kihívást jelenthet.

Ezért, a javasolt megoldás a szakaszos bevezetés, amelynek során az alkalmazottak előre meghatározott lépésekben térnek át az új rendszerre.
Ez nem csak technikai szempontból kevésbé kockázatos, hanem szervezeti szempontból is - a felhasználóknak több idejük van megtanulni az új rendszert, megérteni a változás lényegét, az ügyesebbek pedig már támogatni is fogják ez a folyamatot.