Egy vállalatirányítási szoftver bevezetése igen jelentős átalakulásokat hoz magával egy cég életében.
A sikeres bevezetéshez 3 alappillér járul hozzá:
- üzleti folyamatok fejlesztése
- szervezeti változások megvalósulása
- technika (technológia, informatika)
A 3 dologból szinte mindenki (beleértve a cég vezetését és extrém esetben még a szoftver beszállítót is), csak 1 dologra fókuszál: magára a szoftverre (a technikára, az informatikára).
Több független felmérés (mint pl. a Panorama Consulting felmérése is) megmutatta, hogy a 2 másik alappillér legalább olyan fontos mint maga a szoftver.
Sőt, igazából a másik kettővel szokott a legtöbb gond lenni, pont azért mert nincs kellő tudás, tapasztalat ezen a területen, egyszerűen a szoftver bevezetés során nem foglalkozunk kellően ezekkel. Ez különösen igaz a romániai vállalkozói környezetre, nálunk az alábbikáknál is fontosabb ez.
Üzleti folyamatok fejlesztése
A folyamatfejlesztés különösen fontos az ERP bevezetések esetében.
A gyártóiparban például optimalizált folyamatokra van szükség az üzemi adatgyűjtéshez.
Bár az adatgyűjtés jellemzően automatizált, az ellátási láncon belül mégis optimalizálni kell a végponttól végpontig tartó munkafolyamatokat.
Gyakorlatilag bármilyek osztályon (marketing, értékesítés, gyártás, beszerzés, stb) lényeges, hogy a folyamat gyorsabban és minnél kevesebb erőforrással történjen meg, de ami még optimális eredményt biztosít.
A folyamatok fejlesztése FOLYAMATOS erőfeszítés kell legyen, amely a bevezetés után is folytatódik. Az új ERP-rendszer segítségével például szimulációkat futtathatunk, amelyek segítenek meghatározni, hogy miként lehet a legjobban működtetni az üzleti tevékenységeket.
Szervezeti változásmenedzsment, változás kezelés
A szervezeti változásmenedzsment bármilyen mennyisége intenzívnek tűnhet a tapasztalatlan vagy nem kellően felkészült személyzettel rendelkező cégek számára.
Bármikor, amikor egy szervezetben jelentős változás következik be – és egy ERP szoftver bevezetése tipikusan ilyen - egyes alkalmazottak lelkesen fogadják a változást, míg mások vonakodnak elengedni a megszokott dolgokat. “Jól van az úgy” – hangzik a klasszikus mondás,
Hogyan lehet elérni, hogy mindenki ugyanarra az oldalora álljon?
Hogyan kerülhetjük el az eredménytelen iszapbírkozást?
A válasz: foglalkozni kell a változással, lehetőleg előre tervezett módón:
- lényeges, hogy előre kommunikáljuk a változást amit a szoftver fog hozni, majd rendszeresen beszéljünk erről.
- Emeljük ki, hogy milyen előnyöket fog ez jelenteni felhasználói szinten, lebontva osztályokra és emberekre (konkrét eseteket mutassunk be), nyerjük meg őket az ügynek
- Dícsérjük meg, emeljük ki a kollégák teljesítményét (akik a legtöbbet tettek a szoftver bevezetése érdekében), akár bónusz formájában is
- Támogassuk a lassabban felzárkózókat és ellenőrizzük azokat a helyeket a cégben ahol megakad az előrelépés.
- Nyíltan beszéljünk arról, hogy mit lehet ezért az akadályok megszűntetéséről és, hogy ez a szoftvere projekt fontos a cégnek.
Igen, mindez időt és energiát ígényel, de enélkül a tökéletes szoftver sem fog napi használatba kerülni és így a várt eredményeket sem érjük el.
Összegzés
Egy új ERP-rendszer bevezetése nem könnyű. A tapasztalat azt mutatja, hogy:
- az emberekre,
- a folyamatokra és
- a technológiára való egyidejű összpontosítás kihívást jelenthet.
Ezért, a javasolt megoldás a szakaszos bevezetés, amelynek során az alkalmazottak előre meghatározott lépésekben térnek át az új rendszerre.
Ez nem csak technikai szempontból kevésbé kockázatos, hanem szervezeti szempontból is - a felhasználóknak több idejük van megtanulni az új rendszert, megérteni a változás lényegét, az ügyesebbek pedig már támogatni is fogják ez a folyamatot.
