Az alapadatok (más nevén törzsadatok) fontos, de gyakran figyelmen kívül hagyott szempontjai az ERP bevezetésének.

              Nemcsak az alapadatokat kell megtisztítani és az új rendszerbe áthozni, hanem azt is meg kell határozni, hogyan fogjuk mindezt a jövőben kezelni.

Ha CRM-rendszer vagy ERP-rendszer vagy más típusú vállalati szoftver kiválasztását fontolgatod, akkor itt az ideje elkezdeni gondolkodni az alapadatok kezelésén is.

Mi is az alapadat és hogyan kezelejük azt?

Alapadatnak nevezzük általában a következő 3 adatsort:

• termékek (és szolgáltatások)
• partnerek (ügyfelek és beszállítók)
• árlisták (beszerzés és eladási árak)

Ez a három adatsor kiemelkedő szerepet játszik a későbbiekben, mert ezek pontossága és kezelési módja meg fogja határozni azt, hogy mennyire gyorsan és hibamentesen tudunk létrehozni dokumentumokat az ERP rendszerben.

Csak egy egyszerű példa.
El akarsz készjteni gyorsan egy árajánlatot (vagy fel akarsz venni egy gyors vevői rendelést), akkor nagyon lényeges, hogy a termékek neve és kódja illetve ára helyes legyen.

Ha bármelyik információ ezek közül nem megbízható, akkor vagy rossz ajánlatot fogsz elküldeni vagy sok időt fogsz eltölteni azzal, hogy kinyomozd hol van a hiba (mi a jó terméknév, termékkód vagy az adott ügyfélhez kapcsolt ár).

Természtesen legtöbbször nem csak ez a három alapadat van (pl. bejön a raktárak neve, a szoftver felhasználók neve, stb.), de talán a fenti 3 adat tekinthető a leginkább fontos alapadatnak.

A másik oldalon ott vannak a tranzakciós adatok, amelyek olyan "események", amelyek egy adott időpontban történnek. Ilyen például:

 

• vevői rendelések
• beszerzési megredenelők
• számlák
• gyártási megrendelők

 

Látható, hogy minden ilyen esemény (dokumentum) ráépül a korábban már meghatározott alapadatra, ezért a helytelen vagy problémás (nem megbízható) alapdatok sok későbbi fejfájást fognak okozni az egész csapatnak (sőt ez kiterjedhet ügyfélre és beszállítóra is).

 

Miért fontos az alapadatok megfelelő kezelése?

Az alapadatok kezelés olyan folyamatok és technológiák összessége, amelyek segítségével a vállalat egyetlen, pontos nézetet hozhat létre, tarthat fenn és kezelhet az alapadatairól.
Nevezehtjük ezt akár nagybetűs pillanatnyi igazsságnak is!

Gondolj arra, hogy hány egyéni felhasználó lép kapcsolatba ezekkel az alapadatokkal …
Ez rengeteg interakciót jelent.

      Nem meglepő, hogy az adatok idővel elhasználódnak, pontatlanná vagy megbízhatatlanná válhatnak.

       A néhány legjellemzőbb probléma az alapadatokkal kapcsolatban:

 

• duplázott infromációk (adott partner többször szerepel a rendszerben, pl. betűelütéssel, a végén a cég jogi formájával vagy anélkül (srl.), stb.)
• elavult információk (törtnént egy áremelés, de elfelejtettük aktualizálni az árakata az ERP-ben egy adott ügyfélnél)
• ellentmondásos információk (egy adott termék többször is szerepel a rendszerben)
• szabványosítás hiánya (pl. bizonyos termékek kódjai nem tartják be a saját belső termékkód szabályt, ezért az új munkatársaknak mindig külön magyarázni kell ezt, hogy tudod van egy sor kivétel, stb.)

Összességében az alapadat-kezelés segíthet az igazság egyetlen forrásának fenntartásában.

 

Az adatok megbízhatósága jobb üzleti döntéseket jelent

Az alapadatok helyes kezelésének végső eredménye az, hogy megbízhatóan használható az egész szoftver.

Ahhoz, hogy megbízható alapadataink legyenek, szükség van arra, hogy hozzunk néhány józan észre alapozott egyszerű szabályt:

• az ERP indításakor lehetőleg kizárólag friss és többszörösen leellenőrzött adatokat importáljunk be a rendszerbe. A “jól van az úgy …” álláspont (pl. a szeméttel teli termék adatbázis beimportálása) durván meg fogja bosszúlni magát később,
   
• érdemes bevezetni (főleg nagyobb cégeknél) azt, hogy ne mindenki tudjon felvenni új terméket, partnert, árat, hanem ezt a jogkört leszűkíteni néhány jól meghatározott (felelős) munkatársra, ezáltal csökkentve a hiba lehetőségét
   
• esetenként érdemes korlátozni a már felvitt alapadatok módosítását és törtlését is
   
• időszakosan ellenőrzéseket végezni az esetleges duplázások és problémák kiszűrésére (így csökkentve a kockázatot)

Ennek eredményeképpen az alkalmazottak megalapozottabb üzleti döntéseket tudnak majd hozni az árképzési stratégiák, az optimális készletszintek, az ideális szállítási útvonalak és egyebek tekintetében.

Mindent összegezve az alapadatok kezelésnek nagy és hosszútávú hatásai vannak, érdemes ezt jól csinálni.