Az ERP katasztrófa receptje 2. rész:
"Nincs időnk az adatalapú döntésekre"
Egy ERP-rendszer segíthet automatizálni a legidőigényesebb feladatokat. Központi, átfogó platformot biztosít, ahol tárolhatja és gyűjtheti az adatokat. Ezek a rendszerek értékes betekintést nyújtanak az okosabb döntéshozatalhoz.
Mi történik azonban akkor, amikor üzembe helyezi, és azt tapasztalja, hogy az adatok nem olyan mélységűek és minőségűek, mint amilyenre számított?
Ma egy olyan témáról beszélünk, amelyről kellemetlen, de fontos, hogy foglalkozzunk vele: Mi történik, ha az ERP bevezetése inkább árt az adatelemzési képességének, mint segít? Nézzük meg, mit tehet.
Mi a teendő, ha az ERP bevezetése csökkenti az adatbetekintést?
- Vessen egy pillantást a folyamataira
Az ERP kudarcának egyik oka, hogy a vállalatok nem szánnak elég időt a munkafolyamatok feltérképezésre, mielőtt automatizálnák azokat. Az ERP bevezetésének a célja nem az, hogy minden maradjon ugyanolyan, és egyszerűen csak automatizálással egészítsük ki a meglévő munkafolyamatokat, hanem inkább azt keressük, hogyan javíthatjuk a jelenlegi működést bizonyos funkciók stratégiai automatizálásával.
Ezért nem engedheti meg magának, hogy kihagyja az üzleti folyamatok menedzsmentjének vagy az üzleti folyamatok újratervezésének lépését. Ez az az időszak, amikor feltérképezi a munkafolyamatokat, azonosítja a fájdalmas pontokat, és átgondolja, hogy milyen funkciókra van szüksége ezek megoldásához.
Ha az ERP-rendszere már bevezetésre került, de nem hozza a kívánt eredményeket, akkor lehet, hogy itt az ideje visszatérni a tervezőasztalhoz. A projektcsapatával együtt nézze meg, hol vannak olyan problémák, amelyek megakadályozzák, hogy biztosítsa a döntéseihez szükséges adatokat. Ha megtalálta ezeket a hiányosságokat, döntse el, hogy új funkciókat kell-e hozzáadni, vagy másokat kell-e módosítani.
- Vegye figyelembe a munkavállalók szempontjait
Az ERP bevezetés tervezésének fontos része a kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) meghatározása. Röviden, ezek azt mérik, hogyan fogja meghatározni a sikert, ha a rendszer már üzemel. A leggyakoribb teljesítménymutatók közé tartoznak a következők:
- Bevétel és értékesítés növekedése
- Projekt árrés
- Ügyfélélmény
- Üzleti termelékenység
- Munkavállalói/alkalmazotti elégedettség
Beszéljünk még egy kicsit erről az utolsó pontról. Van mód arra, hogy mérje, mennyire elégedettek az alkalmazottai az új rendszerrel? Ha nem szeretik az új funkciókat, akkor jó eséllyel nem is használják azokat. Ha ez megtörténik, akkor a rendszer nem lesz hatékony. Rendszeres adatbevitel nélkül a rendszer elavult információkra fog támaszkodni.
Ha még nem rendelkezik stratégiával annak felmérésére, hogy a munkaerő mennyire alkalmazkodik a szoftverhez, javasoljuk, hogy folytasson személyes beszélgetéseket, tartson fókuszcsoportokat, végezzen felméréseket és közvélemény-kutatásokat, hogy jobban megértse az alkalmazottak véleményét. Soha nem késő a szervezeti változásmenedzsmentre összpontosítani, és a dolgozók véleményének előtérbe helyezése nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy ERP-rendszere mennyire lesz hasznos. Az alkalmazottak bevonása az ERP bevezetési folyamatába a kezdetektől fogva kritikus fonrosságú.
- Ellenőrizze az adatok pontosságát
Ha nem képes elemezni az adatokat az ERP-szoftveréből, akkor maga az adat lehet a hibás. Régi, elavult vagy hiányos mezőket vitt át a régi rendszeréből az új rendszerbe.
Az adattisztítás és a migráció fontos lépések. Ha kihagyja vagy elsieti ezt a folyamatot, az egész rendszer hatékonyságát csökkenti.
Ez eltarthat egy ideig, de fontos, hogy ellenőrizze az ERP-rendszerében lévő adatokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy azok helyesek. Még ha az új mezők, amelyeket bevisz, pontosak is, ezeknek a bejegyzéseknek a régi, pontatlan mezőkre való helyezése befolyásolhatja az adatok megbízhatóságát.
- Megfelelő szoftverintegráció biztosítása
Az ERP-adatok kezelése azzal kezdődik, hogy minden rendszer megfelelően kapcsolódik és kommunikál egymással. Ahhoz, hogy az ERP-szoftver működjön, képesnek kell lennie arra, hogy kapcsolódjon a szervezetében használt egyéb alapvető rendszerekhez.
A modern, felhőalapú ERP-rendszerek ezt könnyebben megoldják, de még így is előfordulhat, hogy elmarad a kapcsolat.
A teljes szoftverintegráció a kulcsa annak, hogy az összes adatot összegyűjthesse az ERP-platformon, ahol az adatok hasznosítható információkká szerveződhetnek. Ha az ügyfélkapcsolat-kezelő vagy ellátási lánc-kezelő rendszerei nem "beszélnek" az ERP-rendszerrel, fontos információkról maradhat le.
E lépés nélkül a csapatai kénytelenek egymástól elszigetelten dolgozni. Fontos frissítések maradnak ki, az alkalmazottak egyénileg és csak a saját munkafolyamatikat végzik, ami a csapatmunkát lehetetlenné teszi.
Az ERP bevezetését úgy tervezték, hogy megkönnyítse az életét, nem pedig megnehezítse. Mégis, pontosan ez történhet, ha a szoftver nem nyújtja a várt adatbetekintést.
Az ERP-projekt nem feltétlenül fullad kudarcba ha a rendszere nem teszi lehetővé, hogy adatalapú döntéseket hozzon, de az ERP “élmény” eléréséhez meg kell tennie azokat a lépéseket, amelyek orvosolni tudják a problémát.
Ha az ERP rendszere nem az Ön elvárásai szerint működik, vegye fel a kapcsolatot velünk a soft4biz oldalon.
