Az ERP katasztrófa receptje 3. rész: "Nincs időnk az adatkezelésre"
A helytelen adatkezelés több kárt okozhat, mint gondolná. Nem számít, hogy mennyi adatot képes összegyűjteni és rendszerezni, ha az adatfelismerések minősége alacsony.
Ma arról beszélgetünk, hogyan optimalizálhatja az adatkezeléssel kapcsolatos szemléletét, és hogyan gondoskodhat arról, hogy az új vállalati szoftverekből a szervezet számára szükséges információkat kapja meg.
Mi az adatkezelés?
Az adatkezelésre minden szervezetnek megvan a maga egyedi meghatározása, de a cél mindig ugyanaz: biztosítani, hogy az adatok a szervezeten belül a lehető legjobb minőségűek legyenek, és hogy az információk feldolgozása az előre meghatározott szabványoknak megfelelően történjen.
Adatkezelési irányelvek nélkül a vállalatok többféle kockázattal is szembesülhetnek, mint például:
- Elszalasztott üzleti lehetőségek
- Teljesítményproblémák
- Túl magas üzemeltetési költségek
- Kevésbé pontos döntéshozatal
- Kiberbiztonsági kockázatok és adatszegések
Másrészt, ha az adatkezelés prioritást élvez, a szervezetek számos előnyt tapasztalhatnak, többek között:
- Magabiztosabb döntéshozatal
- Javuló általános adatminőség
- Nagyobb képesség a szabályozási követelmények teljesítésére
- Fokozott nyereségesség
- Magasabb munkatermelékenység
A cél elérése azonban nem mindig egyszerű. Az adatkezelési irányelvek optimalizálására irányuló törekvés során könnyű letérni a helyes útról. Nézzük meg, mi történhet, ha csapata nem kezeli megfelelően az adatokat.
5 kockázat, amelyet a szervezetek adatkezelés nélkül tapasztalhatnak
- Elszalasztott üzleti lehetőségek
Az Ön vállalkozása jelenleg rendelkezik-e azzal a képességgel, hogy felismerje az iparági trendeket? Meg tudja jósolni, hogy egy bizonyos digitális technológia mikor lesz népszerű?
Ha megbízható adatkezelési keretrendszerrel rendelkezik, könnyebben tudja követni, mi történik az iparágát illető piaci résben. Gyorsabban tud reagálni és versenyképesebb lesz. Kevésbé valószínű, hogy lemarad egy új termék bevezetéséről, egy kiaknázatlan lehetőségről vagy egy olyan funkcióról, amelyet az ügyfelei kérnek.
- Teljesítményproblémák
Az adatok az üzleti tevékenység minden aspektusáról tájékoztatnak, így az alkalmazottak teljesítményéről is. Honnan fogja tudni, hogy melyik berendezés működik, és melyik szorul karbantartásra? Mi a helyzet az emberek közötti konfliktusokkal, amelyek megakadályozzák, hogy a csapatai a leg eredményesebben végezzék munkájukat?
Szigorú adatkezelési stratégia nélkül elveszítheti a teljesítmény- és termelékenységi nyilvántartások nyomon követését.
De, ha a működésének minden aspektusára rálátása van, könnyen észreveheti a szervezeti kommunikáció kihívásait. Ezután lépéseket tehet a következmények lehető legnagyobb mértékű csökkentése érdekében.
- Túl magas üzemeltetési költségek
Ha a karbantartási és teljesítményproblémákat nem ellenőrzik, a vállalat pénzt veszíthet anélkül, hogy észrevenné.
Amint tervet készít az adatok integrált ERP-, CRM- rendszerben történő gyűjtésére, tárolására és tisztítására, könnyebben átlátja, hogy hol keletkeznek felesleges költségei.
A tiszta és megbízható adatokhoz való hozzáféréssel azonosíthatja a túlterhelést okozó területeket, és változtatásokat hajthat végre azok csökkentése és korlátozása érdekében.
- Kevésbé pontos döntéshozatal
Vállalkozóként, a sikeres cégvezetéshez szinte minden döntést tények alapján kell meghoznia.
Most, az ERP-szoftver segítségével, minden eddiginél könnyebb hozzáférni a vállalkozására, partnereire, alkalmazottaira és ügyfeleire vonatkozó információkhoz. Az számít, hogy mit tesz ezekkel az adatokkal. Ha nem megfelelően tárolja és kezeli azokat, az információk pontatlanná válhatnak.
Tegyük fel például, hogy értékesítési előrejelzést készít az elmúlt hat hónap adatai alapján. Azt tervezi, hogy megnézi, mely termékek vagy szolgáltatások fogytak a legjobban, és ezekben a kategóriákban növeli a termelést. Mi történne, ha kiderülne, hogy a felhasznált információk helytelenek?
Soha nem okos dolog pontatlan információk alapján költségvetési döntést hozni. Ha így tesz, az azt jelentheti, hogy túlságosan sokat fektet be olyan készletekbe, amelyek nem teljesítenek megfelelően, vagy esetleg nem fektet elég pénzt vállalkozása egy olyan ágazatába, amely potenciállal rendelkezik.
Ezeknek a számoknak a lehető legpontosabbnak kell lenniük, amikor a cég fennmaradása forog kockán.
- Kiberbiztonsági kockázatok
Egy jelentés szerint 2022-ben több mint 4100 nyilvánosan nyilvánosságra hozott adatvédelmi incidens történt. Ennek eredményeképpen mintegy 22 milliárd adat került nyilvánosságra.
Ha vállalkozása nem tartja szilárdan kézben az adatait, az érzékeny vagy bizalmas fájlok sebezhetővé válhatnak. A gyenge adatkezelési irányelvek számos kiberbiztonsági problémának teszik ki vállalatát, lehetővé téve a hackerek számára, hogy hozzáférjenek az Ön legtitkosabb információihoz.
Nemcsak magának az adatnak kell biztonságosnak lennie, hanem a hozzáférési protokolloknak is. A csapatával együtt állítsa be a jogosultságok és engedélyek protokolljait, hogy csak bizonyos, előre ellenőrzött felhasználók férhessenek hozzá az ERP-rendszerhez. Javasoljuk, hogy legyen egy helyreállítási terv, amelyet akkor is végre tud hajtani, ha mégis bekövetkezik a jogsértés.
A gyenge adatkezelés hatásának korlátozása
Nehéz felfogni a pontos adatok értékét, amíg rá nem jön, hogy nem rendelkezik velük. Akkor szembesül vele, amikor észreveszi, hogy szervezete pénzt-, időt-, termelékenységet- és hírnevet veszít. A helytelen adatkezelés, adatelemzés okozza a problémát.
A rossz adatkezelés hatása a szervezet szinte minden területére kiterjed. Ha nincs olyan stratégiája, amely biztosítja, hogy minden meglátása releváns, időszerű és pontos legyen, mi segíthetünk. Vegye fel velünk a kapcsolatot soft4biz, hogy megtudja, miért fontosak az adatok, és hogyan hozzon létre egy működő tervet.
