"Nincs időnk az ERP követelmények maghatározására,
és az üzleti folyamatok feltérképezésére”
Előfordul, hogy egy céggel egy potenciális projektről beszélgetünk, és aztán kiderül, hogy az általuk javasolt megközelítés maga a katasztrófa.
Az ERP-rendszerek alapvető eszközt jelentenek a szervezetek számára, lehetővé téve számukra az alapvető üzleti funkciók hatékony irányítását. Egy ERP-rendszer bevezetése azonban kihívást jelentő és költséges folyamat lehet.
A folyamat egyik legkritikusabb lépése a követelmények meghatározása és az üzleti folyamatok pontos maghatározása. Ha kihagyja ezt a lépést, az ERP-projekt kudarca lesz ítélve. Az ERP-rendszerek összetettek, és a szervezet egyedi igényeinek megértése nélkül nem számíthat arra, hogy olyan rendszert vezet be, amely megfelel ezeknek az igényeknek.
Ma azt fogjuk megvizsgálni, hogy mi történik, ha nem végzi el az ERP követelmények pontos meghatározását, és miért kulcsfontosságú ez az ERP bevezetésének sikere szempontjából.
Az ERP követelménygyűjtés fontossága
Az ERP-követelmények összegyűjtés segít meghatározni, hogy szervezetének milyen igényei vannak egy ERP-rendszerrel szemben. Ez a folyamat lehetővé teszi, hogy azonosítsa, milyen funkciókat igényel a szervezet a rendszertől, hogyan fogják használni a rendszert, és ki fogja használni.
A követelmények meghatározásának hiánya különösen akkor jelent problémát, ha rugalmatlan ERP-rendszert választ. A rugalmatlan ERP-rendszereket nehéz testre szabni, és ha nem azonosította az üzleti követelményeit, nem várhatja el, hogy a rendszer megfeleljen az igényeinek.
Ez ahhoz vezethet, hogy az ERP-rendszer nehezen használható, és az alkalmazottaknak esetleg kerülőutakhoz kell folyamodniuk, hogy elvégezzék a munkájukat.
Ha ezt a dolgot nem teszi meg, akkor ezek lehetnek a következmények:
- Az ERP bevezetésének kudarca
A legnyilvánvalóbb következmény az ERP-szoftver bevezetésének kudarca.
Tegyük fel, hogy egy vállalat kihagyja a követelménygyűjtési folyamatot, és olyan rendszert választ, amely nem képes kezelni összetett gyártási folyamatait. Ennek eredményeképpen a bevezetett rendszer esetleg nem képes pontos készletkövetést vagy termelésütemezést biztosítani, ami a megrendelések teljesítésének késedelméhez és elégedetlen ügyfelekhez vezet.
Emellett az alkalmazottaknak nehézséget okozhat a rendszer használata, ami fokozott hibákhoz és frusztrációhoz vezet. Végső soron szükségessé válhat egy gyártási szoftverre specializálódott szakértő bevonása, és a szoftverekkel kapcsolatos peres ügyek is küszöbön állhatnak. Ez a vállalat számára rejtett költségekkel és a befektetés megtérülésének elmaradásával járna.
- Visszaeső vagyis csökkenő termelékenység
Ha egy szervezet nem gyűjti össze megfelelően az ERP-követelményeket, és nem biztosít elegendő képzést az alkalmazottai számára, az alkalmazottak nehezen érthetik meg, hogyan használják a rendszert a napi feladataik elvégzéséhez.
Ez ahhoz vezethet, hogy az alkalmazottak időigényes és hibákkal tűzdelt megoldásokat kezdenek használni, például táblázatokat vagy kézi folyamatokat használnak. Ennek eredményeképpen csökkenhet a hatékonyság és a termelékenység, ami határidők elmulasztásához és bevételkieséshez vezethet.
- Frusztrált alkalmazottak
Az alkalmazottak olyan ERP-rendszereket szeretnének, amelyek könnyen használhatók és megfelelnek az egyedi igényeiknek. Ha a rendszer nehezen használható, vagy nem ad megoldást a fájó pontokra, elvárásokra, akkor az alkalmazottak frusztrálttá válhatnak, ami a termelékenység csökkenéséhez és az alkalmazottak fluktuációjához vezethet.
- Korlátozott jelentések
A jelentéskészítés az ERP-rendszer alapvető szempontja, és ha nem tudja pontosan, hogy milyen adatokra van szüksége a szervezetének, nem várhatja el, hogy a rendszer az üzleti döntések meghozatalához szükséges információkat nyújtsa.
Ha például egy vállalat nem gyűjti össze megfelelően a jelentési funkciókkal kapcsolatos követelményeket, előfordulhat, hogy az új rendszerük nem kínál jelentési lehetőségeket az üzleti mérőszámok, például az értékesítés, a készletszintek vagy az ügyfélelégedettség nyomon követésére. Ez megnehezítheti a megalapozott üzleti döntések meghozatalát vagy a szervezet teljesítményét befolyásoló trendek azonosítását.
Emellett a vállalatnak nehézséget okozhat a szabályozási követelményeknek vagy az iparági szabványoknak való megfelelés, mivel a rendszerükben lévő adatok nem pontosak.
Kerülje el az ERP-kudarcot
Ha az ERP követelménnyekkel nem foglalkozunk, akkor jó eséllyel kudarc lesz az ERP projekt. Szervezete egyedi igényeinek megértése nélkül a projektcsapat és a vele együttműködő ERP-tanácsadók nehezen tudnak majd megfelelő rendszert ajánlani.
Az ERP bevezetés sikerének biztosítása érdekében szánjon időt a követelmények alapos meghatározására és dokumentálására. Túlterheltnek érzi magát? Tanácsadóink segítenek Önnek.
Lépjen velünk kapcsolatba itt: soft4Biz
