Strategia de gestionare a schimbării în 5 pași pentru întreprinderile mici
Privită din exterior, implementarea unui nou sistem ERP se rezumă la software adică la tehnologie.
În realitate, însă, un astfel de proiect are 3 componente critice:
- Tehnologia,
- resursele umane și
- procesele de afaceri.
Factorii de mai sus contribuie la succesul unui proiect ERP, dar experiența noastră de până acum a arătat că factorul uman este cel mai important.
În mod greșit, de regulă, factorul uman este cel mai des neglijat în proiectele ERP.
¾ din problemele întâlnite în transformarea provocată de proiectele ERP pot fi atribuite problemelor legate de resursele umane. Scopul nostru este de a facilita implementarea software-ului ERP pentru a maximiza beneficiile atât pentru companie, cât și pentru angajați.
Dar dacă managementul schimbării este atât de important, de ce atât de multe companii nu reușesc să-l facă bine? În mod obișnuit, acestea nu înțeleg pe deplin ce este sau cum să o facă în mod eficient. Vestea bună este că, de fapt, acest proces nu este atât de complicat.
Chiar și pentru companiile mai mici, există câțiva pași relativ simpli care pot ajuta la îndrumarea echipei pe parcursul acestei schimbări.
Modelul ADKAR® de la Prosci prezintă cinci pași tangibili și concreți care vă ajută să obțineți o schimbare de durată.
Această abordare în 5 pași vă ajută să vedeți unde și de ce un proces de schimbare nu funcționează bine.
Pasul 1 – Conștientizare (Awarness): de ce să implementăm un software ERP?
Atunci când un lider de companie își anunță echipa că implementează un nou sistem ERP, prima întrebare care se pune de către aceștia va fi "De ce?". Răspunsul la această întrebare este direct legat de nevoile de afaceri ale companiei.
Este posibil ca dumneavoastră, în calitate de manager, să vedeți deja problemele pe care le cauzează sistemele și software-ul actual și să simțiți că este timpul pentru o actualizare, soluția fiind implementarea unui software ERP.
Este posibil că vă pregătiți (sau sunteți deja) pentru o perioadă de creștere semnificativă pe care software-ul actual nu o poate susține.
Oricare ar fi motivul, împărtășiți-l cu echipa dumneavoastră. Este foarte important ca managementul companiei dvs. să vorbească despre acest lucru.
Odată ce s-a comunicat această nevoie, fiți pregătit să răspundeți la următoarele întrebări tipice:
- Când se va întâmpla acest lucru?
- Ce impact va avea asupra mea și a sarcinilor mele (pentru un angajat)?
- Voi primi o instruire privind modul de utilizare a noului sistem?
- Voi avea un cuvânt de spus în ceea ce privește sistemul ales și calendarul de implementare planificat?
Pasul 2 – Dorința (Desire): De ce este bine pentru mine?
Odată ce colegii înțeleg de ce compania abordează acest proiect, unii dintre cei mai entuziaști angajați vor sări la bord și vor aștepta cu nerăbdare să se implice.
Alții ar putea avea încă nevoie de puțină convingere. Ajutați-i să înțeleagă scopul.
Răspunzând la următoarele întrebări, prezentați proiectul ERP ca pe o ofertă de vânzare, încercați să îl vindeți colegilor dumneavoastră și să îi convingeți!
- De ce este important sistemul?
- Ce îmbunătățiri de eficiență va crea?
- Care sunt beneficiile pentru organizație?
- Cum va stimula această schimbare creșterea?
De exemplu, dacă software-ul actual are limitări care fac ca procesele să fie mai complexe, explicați-le cum sistemul ERP le va ușura munca.
Explicați-le cum ar fi dacă aceste impedimente vor fi eliminate - nu doar pentru companie, ci și pentru individ.
Vorbiți cu angajații individual pentru a înțelege ce se află în spatele rezistenței lor (acolo unde apare acest subiect).
În acest fel, puteți conecta factorii lor motivaționali personali și puteți minimiza astfel obstacolele. Acordarea unui cuvânt de spus colegilor atât în procesul de selecție, cât și în cel de implementare a ERP va oferi o mai mare motivație unor angajați.
Pasul 3 - Cunoașterea (Knowledge): Cum voi folosi acest software?
Se întâmplă frecvent ca companiile să se lanseze în cursuri de formare fără a cere mai întâi acordul angajaților. Eforturile de formare vor avea mai mult succes dacă angajații sunt dispuși să învețe pentru că înțeleg necesitatea și dorința de a participa.
Așadar, asigurați-vă că ați finalizat cu succes primele două etape înainte de a vă lansa în orice formare.
În această etapă, este important ca utilizatorii să învețe elementele de bază: cum să navigheze în software și să înțeleagă principalele funcții ale acestuia.
Aceasta ar putea include vizionarea de tutoriale video, o demonstrație practică a sistemului și o lansare a sistemului.
Este important să învățați procesele pas cu pas, fiind vorba despre familiarizare permiteți utilizatorilor să se obișnuiască cu noul sistem și să învețe elementele de bază.
Documentarea proceselor este un element esențial al eforturilor de formare.
Este un pas pe care companiile îl omit adesea pentru a economisi timp sau pentru că nu o consideră necesară. Țineți cont de faptul că procesele de afaceri se schimbă și acest lucru trebuie documentat undeva.
Pentru angajați, acest lucru va facilita învățarea și le va ușura munca în viitor.
În mod ideal, furnizorul dumneavoastră de software ERP vă va oferi documentație în acest sens.
Soft4biz pune la dispoziția utilizatorului o astfel de documentație (în mai multe formate).
Pasul 4 - Abilități (Ability): Cum pot evolua de la începător la utilizator avansat?
După ce utilizatorii au însușit elementele de bază ale utilizării software-ului, există încă o evidentă lipsă de competențe software.
Aceștia pot urmări pașii procesului, dar nu sunt încă capabili să îndeplinească sarcinile în mod independent sau, dacă pot, fac adesea greșeli și ignoră detaliile.
Chiar dacă reușesc să parcurgă singuri etapele , s-ar putea să dureze mai mult decât se așteptau. Iar dacă ceva nu merge bine, s-ar putea să nu știe cum să detecteze și să rezolve problema.
Importanța documentației nu poate fi subestimată. Aceasta va fi manualul care vă va ajuta echipa să facă tranziția la noul sistem. Fără acest manual, perioada de implementare va dura și mai mult.
Formarea practică din partea utilizatorilor cheie și exersarea ulterioară vor ajuta angajații să își dezvolte competențele. De exemplu, în timpul procesului de implementare, echipa noastră le oferă utilizatorilor și teme pentru acasă.
Este important ca angajații să poată exersa într-un mediu de testare, astfel încât orice greșeală să nu le provoace dureri de cap suplimentare și să înțeleagă cum să rezolve cel mai bine o sarcină.
Timpul este un factor crucial aici!
Dacă ne grăbim cu instruirea, există o șansă mai mare ca oamenii dumneavoastră să se simtă nepregătiți. Lăsați suficient timp pentru instruire atunci când planificați proiectul și prevedeți timp pentru instruire după punerea în funcțiune.
Odată ce oamenii dvs. sunt familiarizați cu sistemul, vor dori să învețe mai mult, oferiți-le posibilitatea de a-și extinde cunoștințele și abilitățile.
Pasul 5 - Consolidarea (Reinforcment): înlocuirea vechilor obiceiuri cu altele noi
Ca oameni, suntem condiționați să ne menținem obiceiurile. Schimbarea acestora necesită timp, iar consolidarea este cheia pentru a face ca schimbarea să se mențină.
Dacă adoptați o abordare de genul "setează și treci peste", sunt șanse mari ca angajații dvs. să revină la vechile lor obiceiuri (inclusiv la utilizarea vechilor foi de calcul, fișiere excel, poate agende) în loc să folosească noul sistem ERP.
Comunicați cu echipa dumneavoastră:
- Uitați-vă la ce tipuri de aplicații folosesc în mod regulat?
- Unde consideră indivizii că există eficiență în munca lor?
- Sărbătoriți aceste victorii și recunoașteți atunci când schimbarea a fost adoptată cu succes. Recunoașterea pozitivă ajută foarte mult oamenii să știe că efortul a meritat și încurajează echipa să continue.
Dacă observați că oamenii se întorc la vechile obiceiuri, puneți întrebări ”de ce?”,”aveți dificultăți?”, etc.! Poate rezolvarea constă în mutarea unui câmp (cadru) sau de o formare suplimentară pentru anumite procese.
Înțelegerea dificultăților este esențială pentru a aborda problema și pentru a obține sprijinul deplin al echipei.
Sfaturi bonus pentru rezultate și mai bune!
- Creați un plan de comunicare care să se concentreze pe claritate și consecvență. Asigurați concordanță la nivel executiv, astfel încât echipa dvs. de conducere să transmită același mesaj echipelor lor.
- Încurajați asumarea responsabilității la nivel individual, oferindu-le oamenilor un cuvânt de spus în acest proces
- Stabiliți o metodă directă de comunicare (cum ar fi un grup de e-mail dedicat sau o ședință rapidă săptămânală de o jumătate de oră online sau în persoană) pentru ca echipa dvs. să pună întrebări sau să discute preocupările.
- Sărbătoriți realizările și etapele importante pe parcurs (cum ar fi lansarea cu succes a unui modul) și recunoașteți contribuția atât a indivizilor, cât și a echipei.
- Concentrați-vă pe aspectele pozitive și accentuați motivul pentru care faceți acest lucru. Acest lucru va menține echipa mai motivată în momentele dificile.
- Aveți în vedere ce îi cereți echipei dvs. În special în companiile mai mici, proiectul ERP
îi va afecta practic pe toți. Chiar dacă va trebui să preluați volumul de muncă al cuiva în timp ce acesta se concentrează pe proiect, este nevoie de angajamentul tuturor.
Oferim cele mai bune soluții software ERP pentru întreprinderile mici și mijlocii.
Credem că punerea oamenilor pe primul loc și asumarea responsabilității este cea mai bună modalitate de a pune tehnologia și digitalizarea în slujba întreprinderilor.
Migrarea către un nou sistem ERP poate fi un proiect de dezvoltare complex și descurajant.
Dar nu trebuie să fie așa! Noi diminuăm nesiguranța inevitabilă care însoțește proiectele ERP și vă ajutăm să faceți din această tranziție un succes.
Doriți să creșteți eficiența companiei dvs. prin implementarea unui software ERP?
Contactați-ne aici:
Email: office@soft4biz.ro
Email: 0752 197 184
