Dacă ar trebui să ne rezumăm ideile într-o singură propoziție am putea spune că foile de pontaj sunt un mod ieftin și ușor pentru optimizarea proceselor de business si a fluxurilor de lucru ale companiilor: administrarea timpului de muncă al angajaților și evaluarea muncii lor, precum și reducerea costurilor și astfel echilibrarea bugetului.

În articolele noastre anterioare din acest blog am vorbit detaliat despre avantajele foilor de pontaj, un subiect destul de dezbătut în România din 2017, când a devenit obligatorie pentru fiecare angajator ținerea evidenței orelor efectuate de către salariați.

Folosind acest software nu vei mai „lucra orb”, vei avea o imagine completă asupra profitabilității afacerii tale și econimisind timp, te vei putea concentra pe aspectele cu adevărat vitale în dezvoltarea afacerii tale.

Alege un software performant care asigură nu numai utilizarea unui pontaj electronic simplificat, dar care are și valențe de project management.
I-a în considerea softwarele din oferta s4b, suntem aici ca să te susținem.

Dar cum poți să introduci cât mai simplu aceste schimbări în afacerea ta?
Iată câteva trucuri care să ușureze procesul.

 

Începe de sus

După ce ai reușit să alegi software-ul de pontaj potrivit afacerii tale, abordează problema introducerii acestui instrument de sus în jos.
Ca primă fază, la o ședință anunță neîntârziat toți membrii companiei că angajații aflați la nivele ierarhice superioare (directorii și managerii) vor începe să-și completeze foile de pontaj online pentru fiecare zi de muncă într-un mediu securizat, iar apoi această practică va fi transpusă și la restul salariaților.

Astfel angajații tăi vor avea mai puține șanse să creadă că acest sistem a fost pus în aplicare pentru a-i supraveghea, ci mai probabil să o accepte ca pe o decizie inteligentă de afaceri, adusă în favoarea managementului de timp.

Nu uita! Dacă informațiile de interes comun nu sunt păstrate sub lacăt și fiecare angajat al companiei împărtășește acceași realitate, schimbările organizaționale vor fi mult mai ușor de implementat.

 

Încurajează-ți angajații

Pentru a face tranziția la foile de pontaj online și mai lină, încurajază concurența între angajați și echipe – acordă premii lunare pentru cea mai productivă și eficientă echipă sau angajat, astfel transformă procesul de urmărire a orelor de lucru efectuate într-o activitate plăcută pe care angajații tăi vor dori să-l monitorizeze.

Dacă nu vrei să oferi angajaților premii de valoare, îi poți recompensa cu 30 de minute de pauză suplimentară, o jumătate de zi de concediu în plus, etc.

 

Fii transparent!

Cultura transparenței și încrederii la locul de muncă este extrem de importantă, aceasta condiționează de netăgăduit calitatea mediului intern al unei organizații.
Prin intermediul unui software de pontaj online angajații au informații actualizate, știu ce se întâmplă și se simt implicați în majoritatea deciziilor luate de conducătorii organizației.

Asigură-te că foile de pontaj, documentele, calendarele și contactele importante sunt partajate între toți membrii echipei și sunt accesibile rapid și ușor de pe orice dispozitiv, astfel veți putea urmări cu toții productivitatea echipei întregi.

În timp ce foile de pontaj online au o mulțime de beneficii, cele mai bune rezultate le veți atinge doar dacă le implementați în mod eficient – dacă angajații tăi urăsc să le completeze, nu te vei putea bucura de toate avantajele pe care un astfel de software le are de oferit.

 

Automatizarea proceselor

Ca să nu vă streseze completarea regulată și la timp a foilor de pontaj online, alegeți un software în care se poate seta Programul normal de lucru. Acest aspect te va asjuta să faci comparații între orele înrgeistrate în pontaj și timpul nominal de lucru.

În cazul unor activități poate fi benefică utilizarea așa numitor cronometre de pontaj: start la începerea activității, stop la oprirea acestora. Acest aspect depinde de natura activității angajaților, decizia de a folosi (sau nu) un cronometru se va putea lua după testarea veriounilor și luarea în considerare a particularităților.

Te așteptăm să ne contactezi, dacă crezi cu pontajul electronic la locul de muncă este important. Contactează-ne!