1.Teama de prea multă administrare

Când vorbim cu antreprenori, acest subiect apare mereu: sunt dispuși să înceapă să folosească software și să-și urmărească activitățile, dar se întreabă cât timp administrativ va lua. Va costa prea mult timp și bani să înregistrăm continuu aceste lucruri?

Îngrijorarea este de înțeles.

În acest sens, am o observație că atâta timp cât nu există date și, spus pe șleau, compania zboară orbește, fără feedback despre orele planificate și cele reale sau sarcini, această îngrijorare pare justificată.

2.Este nevoie, până la urmă, de unele informații cheie?

În realitate, am examinat acest aspect în mai multe locuri și se poate spune în mod specific că urmărirea resurselor și a muncii efectuate durează aproximativ 3% din timpul total. Cu alte cuvinte, în locurile de muncă la nivel de contractori, poți lucra 97% din timp și petrece 3% pe administrare. Acest lucru se aplică instalatorilor din companiile de inginerie a construcțiilor, contabililor din firmele de contabilitate. Evident, liderul de echipă și managerul companiei trebuie să petreacă mult mai mult timp planificând, analizând și oferind feedback.

Cu toate acestea, trebuie luate în considerare acele 3%!

Merită pentru tine să știi unde au mers 97% din resurse alocând aceste 3% din timpul tău pentru acest lucru?

Dacă răspunsul este nu, atunci nu trebuie să pornești pe acest drum.

Totuși, dacă ești curios cât timp se petrece pe diferite sarcini și cine este productiv, și vrei să încorporezi acest feedback în ofertele viitoare, atunci nu ai prea multe opțiuni decât să-ți implici colegii în acest joc.

 

Ai mai multe opțiuni pentru a rezolva acest lucru:

• Înregistrează pe hârtie sau într-un tabel
• Înregistrează într-un Google Sheet de pe telefonul lor, de la locul clientului sau de la șantier
• Sau introdu aceste date într-un software ERP sau de management de proiect.

Ideea nu este doar că colegul poate specifica orele și să le gândească prin propria minte (astfel asumându-și mai multă responsabilitate pentru propria muncă) dar și că pe de altă parte, poți calcula exact implicațiile costurilor.

Vei vedea, pentru că în fundal, chiar și cu un tabel Excel, orele pot fi înmulțite cu tarifele orare, și vei vedea defalcat pe proiect și sarcină cât a costat munca umană.

Fără asta, poți doar estima marimile, nu vei avea date exacte despre costul unui proiect, și va fi mult mai greu să dai oferte precise pentru lucrări similare.

Dar dacă ai suficiente date, poți prezice relativ exact costul anumitor tipuri de muncă bazându-te pe datele anterioare.

 

3.Ce va fi mai bine decât înainte?

Pe scurt și simplu, dacă vrei să planifici bine, ai nevoie de date din trecut, și pentru asta, colegul executant trebuie să-și înregistreze realizările.

Acest lucru poate servi și ca raport și indicator serios de productivitate: de exemplu, am tencuit x metri pătrați de perete în y timp.

Vei experimenta cele mai semnificative îmbunătățiri în următoarele domenii:

• Vei da oferte cu o acuratețe mai mare
• Poți pune bazele unui sistem de plată bazat pe performanță
• Vei putea spune foarte exact cât a costat serviciul pentru fiecare proiect (și dacă știi costurile materialelor și veniturile pe proiect, atunci și profitul).

Așadar, îți sugerez să nu te zgârcești la cele 3% din timpul contractorului, ci să te uiți cum poți gestiona proiectele tale de servicii la un nivel mai înalt cu numerele, datele și informațiile obținute în acest fel. Și dacă simți că ai nevoie de mai mult decât un tabel Excel sau un Google Sheet pentru acest lucru, atunci completează formularul.

Am fi foarte bucuroși să îți arătăm ce oportunități ți se vor deschide în acest domeniu dacă începi să folosești un software bun.