Studiu de caz: Implementarea software-ului ERP și modelul 7S McKinsey

 

Citind acest titlu îmi imaginez că o parte din antreprenorii de afaceri mici o iau la fugă țipând! Dacă încă mai ești aici, rezistă și citește mai departe, îți promit că îți va fi de folos, mai ales dacă ești suficient de implicat în dezvoltarea afacerii tale!

 

Dar ce este de fapt modelul McKinsey 7S?

 

Modelul McKinsey 7-S este un sistem de management al schimbării bazat pe structura organizațională a companiei, conceput pentru a arăta cum pot managerii să gestioneze în mod eficient schimbarea organizațională printr-o strategie construită în jurul interacțiunii a șapte elemente cheie: structură, strategie, sistem, valori comune, competențe, stil și oameni.

Modelul evidențiază faptul că un efect de domino are loc atunci când oricare dintre aceste elemente se transformă pentru a restabili un echilibru eficient. Accentul pus pe valorile comune subliniază faptul că o cultură puternică a schimbării are un impact asupra tuturor celorlalte elemente și acționează astfel ca o forță de schimbare.

Modelul McKinsey 7S poate fi foarte util dacă, în calitate de manager, decideți să lucrați în mod conștient la dezvoltarea companiei dvs. și să utilizați așa-numitele proiecte de dezvoltare (nu doar ad-hoc).

Să dezvoltăm un pic subiectul, ce înseamnă fiecare element?

 

1. Strategia (Strategy)

Elementul de Strategie este un plan detaliat pe care companiile și organizațiile îl fac pentru a implementa cu succes schimbările și pentru a obține un avantaj competitiv. O strategie bine elaborată este aliniată cu celelalte șase elemente ale modelului 7-S și este susținută de o viziune, o misiune și valori puternice.

2. Structura (Structure)

Structura sau organizarea se referă la o ierarhie clară menită să evite haosul și confuzia. Structura este un element simplu, dar crucial, deoarece creează un sentiment de responsabilitate pentru angajații din cadrul organizației. În mod formal, aceasta este reprezentată de o organigramă, dar mai important este dacă există o structură ierarhică, fiecare cunoscându-și responsabilitățile și drepturile de decizie.

3. Sisteme (Systems)

Sistemele se referă la procesele de afaceri și la procedurile operaționale utilizate pentru desfășurarea activităților de rutină ale unei întreprinderi. Procesele de lucru standardizate ale unei organizații constau în practici și fluxuri de lucru care afectează în mod direct productivitatea și procesul decizional. Aceasta include, de asemenea, subiectul managementului de afaceri și alte programe informatice. Dacă există un sistem, poate exista și ordine.

4. Valori comune (Shared values)

Acestea sunt principiile de bază care definesc sănătatea și moralitatea organizației. Atunci când implementează o schimbare, organizațiile se așteaptă la o schimbare de comportament din partea angajaților lor, ceea ce este posibil numai dacă există valori comune bine fundamentate, etice și puternic pozitive. Dacă accentul nu este pus pe crearea de valoari prin muncă și pe performanțe reale, nu se poate spune că întreprinderea se află pe o bază solidă pe termen lung.

5. Stil (Style)

Acest element se referă la stilul de management predominant în cadrul companiei, care determină nivelul de productivitate și satisfacție al angajaților. În companiile mici, de obicei, stilul personal al managerului este cel care determină modul în care "se fac lucrurile" și "cum obișnuim să facem lucrurile".

6. Personalul (Staff)

Acest element se referă la resursele umane necesare, la dimensiunea și motivația forței de muncă existente. De asemenea, ia în considerare modul în care sunt instruiți și recompensați în cadrul organizației.

Procesul de recrutare joacă un rol decisiv: va reuși acesta să atragă oameni buni în echipă și să le crească producția (formarea și recompensarea sunt necesare pentru o motivație ridicată)?!

7. Competențe (Skills)

Competențele se referă la capacitatea angajaților de a îndeplini sarcini. Într-un studiu, 45% dintre respondenți au declarat că lipsa de competențe a cauzat o scădere a productivității. Deficitul de competențe îi suprasolicită pe lucrătorii cu experiență, care trebuie să se mulțumească cu lipsa de experiență a colegilor lor. Este esențial să se identifice aceste lipsuri de competențe și să se stabilească programe adecvate de formare a angajaților pentru a le acoperi.

Pentru a înțelege mai bine modelul McKinsey 7S în practică, vă sugerez să folosiți implementarea unui software ERP ca studiu de caz.

Să vedem:

- ce impact poate avea o astfel de schimbare (implementarea unui ERP) și

- care sunt riscurile (ce poate duce la succesul sau la eșecul proiectului).

 

Ce schimbări va aduce introducerea unui software ERP (bazat pe modelul 7S)?

 

Implementarea unui software ERP este un proiect de dezvoltare major, care poate fi bine modelat în cadrul 7S.

Este clar: implementarea unui software ERP va îmbunătăți în mod semnificativ pilonul Sisteme, deoarece, în loc de o serie de mici baze de date, Excel și diverse softuri mici (software de facturare etc.), compania va avea în sfârșit un sistem integrat, mult mai ușor de înțeles și, prin urmare, de controlat. Se așteaptă ca eficiența operațională a companiei să se îmbunătățească semnificativ. Compania va avea un Sistem ca urmare a implementării software-ului ERP.

Ca efect secundar, se vor dezvolta și alți piloni:

- Stilul de management poate fi îmbunătățit datorită transparenței crescute, se poate acorda o atenție mai mare și mai serioasă dezvoltării.

- Motivația personalului poate fi, de asemenea, îmbunătățită în mod semnificativ datorită introducerii unei măsurători a performanței după implementarea ERP (cu introducerea salarizării bazate pe performanță)

La nivel tangibil se pot îmbunătății și:

- Competențele colegilor, care se vor reflecta în utilizarea comună a ERP, și un sentiment mai mare de responsabilitate prin vizibilitatea rapidă a acurateței datelor și un feedback mai rapid privind responsabilitatea odată cu implementarea unui software ERP.

- Valorile comune (shared values) vor cunoaște, de asemenea, o transformare minoră, cu un spirit de echipă mai bun și o concentrare pe performanța reală.

Care sunt riscurile pentru o implementare ERP de succes?

Am dori să îmbunătățim considerabil vizibilitatea și eficiența companiei prin implementarea unui software ERP, dar există riscuri implicate în implementarea cu succes a unui astfel de proiect.

Riscurile principale sunt:

- Dacă nu există un consens asupra valorilor comune (Shared values) și dacă accentul nu este pus pe munca etică și pe performanța reală (ci pe "șmecherii", pe "“Las’ că-i bine și așa!”", etc.), atunci compania nu va avea rezistența și determinarea de a face efortul suplimentar pentru a face o transformare majoră. Dacă șeful face șmecherii, la fel vor face și colegii "peștele de la cap se împute!".

- Dacă nu există o Strategie (Strategy), strategia nu poate include implementarea ERP! Deci, de fapt, managerul "dezvoltă compania" pe baza unor decizii ad-hoc. Prioritățile se schimbă în fiecare zi, nimic nu progresează cu adevărat. Multe lucruri sunt importante, dar nimic nu este suficient de important pentru a îndeplini sarcinile într-un mod planificat și regulat pe termen lung. Implementarea unui software ERP este atât de costisitoare și necesită atât de multă muncă perseverentă (vorbim de câteva luni) încât intră în categoria "părea o idee bună la început dar.....". În cel mai bun caz, managerul unei companii își dă seama de importanța ERP și de faptul că acesta va defini Sistemul companiei și, prin urmare, Ordinea emergentă pentru următorii 8-10 ani. Până la această conștientizare, vor rămâne doar "ideile bune".

- În cazul în care Personalul (Staff) nu este foarte motivat, există o mare probabilitate ca acesta să se opună schimbării (care este implementarea unui software ERP). Din nou, nu va exista efortul necesar pentru implementarea software-ului. Echipa se va împotrivi în liniște, în secret, "altei idei geniale" a șefului (care de data aceasta este introducerea software-ului ERP). Este justificat (în unele cazuri) această rezistență datorită volumului mare de muncă pe care îl are de făcut în fiecare zi.

- Lipsa Structurii (Structure) poate fi, de asemenea, o problemă. Adesea, compania are o organigramă, activitatea de zi cu zi este bine organizată, dar nu este la curent cu proiectele de dezvoltare. De exemplu, nu se creează o echipă mică pentru implementarea ERP, condusă de un manager de proiect și fără responsabilități și drepturi de decizie clare. Acesta este punctul în care echipa noastră soft4biz, în calitate de furnizor ERP, încearcă să ofere un sprijin semnificativ. În acest domeniu, am văzut că, dacă o companie este obișnuită să folosească proiectele de dezvoltare în mod conștient și regulat pentru a îmbunătăți compania, nu există nicio problemă. În cazul în care nu au aceste cunoștințe-experiență (de fapt, o combinație a acestor 2 lucruri), lucrurile vor fi puțin mai problematice.