De ce aveți nevoie de o echipă ERP foarte bună ca și client?
Mulți clienți gândesc inițial în acest fel: "Lăsați vânzătorul ERP să vină și să facă implementarea! Pentru asta îi plătim".
Din păcate, o astfel de atitudine nu asigură pe deplin succesul proiectului ERP.
Rețineți că, în marea majoritatea cazurilor, software-ul este în mare parte finalizat, iar implementarea nu poate fi făcută de forțe externe, ci doar susținută.
Implementarea nu poate fi realizată fără o echipă bine organizată și devotată, deoarece furnizorul nu are nici o autoritate asupra echipei și nu poate determina echipa și oamenii interni să aloce ore semnificative pentru o sarcină și să realizeze astfel transformarea.
Implementarea unui software ERP implică un proces de învățare, la sfârșitul căruia obiectivul principal este ca echipa clientului să înceapă să utilizeze software-ul în mod curent.
Așadar, existența unei echipe competente este (de asemenea) un factor critic de succes din partea clientului!
Ideal ar fi ca membrii echipei să aibă un rol important în selectarea software-ului ERP și ca aceștia să fie implicați în definirea scopurilor și obiectivelor specifice chiar de la început.
Câteva sfaturi pentru construirea unei echipe de succes
- Încercați să formați o echipă solidă de 4-7 persoane. Dacă aveți mai mult de atât, vor exista prea mulți oameni, iar eficiența va fi compromisă.
- Membrii echipei ar trebui să fie membri respectați ai comunității companiei, comunicatori eficienți, cu o bună înțelegere a ceea ce se întâmplă în companie. Colegul pe care l-ați angajat luna trecută nu va face minuni, nu va putea contribui la modul în care se fac operațiunile.
- Este important să definiți clar responsabilitățile pe baza punctelor forte, a proceselor companiei și a experienței. Ar trebui să fie clar cine este responsabil pentru fiecare subactivitate (care coincide adesea cu un proces al companiei sau cu implementarea unui modul software).
- Integrați în echipă colegii juniori. Aceștia pot pune lucrurile în context mai repede - și dacă sunt și entuziaști, pot facilita o schimbare mai rapidă. Aceștia tind să fie mai îndemânatici în utilizarea calculatoarelor și să se familiarizeze mai repede cu procesele digitale.
Cine ar trebui să facă parte din echipă?
O echipă puternică ar trebui să includă un reprezentant din fiecare domeniu de activitate, de exemplu:
- Producție/Servicii/Comerț - cel mai important domeniu de activitate pe baza profilului companiei
- Contabilitate
- Achiziții
- Vânzări și distribuție
- Echipa de "background": IT, flotă, întreținere, depozitare, resurse umane.
Fiecare membru al echipei este responsabil de testarea și validarea fluxurilor de lucru din domeniul său și de furnizarea de feedback cu privire la problemele și cererile care au apărut în domeniul respectiv.
Din acest motiv, este important ca în echipă să existe persoane care au cunoștințe operaționale și abilități de comunicare solide.
Comunicarea este esențială pe tot parcursul proiectului pentru a se asigura că departamentul este reprezentat în mod adecvat (pentru a oferi feedback cu privire la ritmul de implementare și la problemele întâmpinate).
Este de o importanță majoră să aveți un manager de proiect excelent!
Este vital pentru proiect să existe cineva (și) din partea clientului care să țină lucrurile sub control. Scopul este să se implementeze proiectul la timp, cu respectarea bugetului și în limitele bugetului, astfel încât compania să atingă obiectivele ERP.
Caracteristicile principale ale unui bun manager de proiect:
- Organizat: deține controlul asupra detaliilor implementării, de la imaginea de ansamblu până la detaliile fine,
- punctual: stabilește ritmul de desfășurare a proiectului și respectă termenele limită,
- oferă transparență: are întotdeauna informații actualizate și este deschis la ideile echipei,
- comunică bine: asigură o comunicare regulată (de exemplu, întâlniri săptămânale, rezumate), gestionează eficient provocările.
- joacă un rol esențial în comunicarea cu furnizorii ERP.
La soft4biz numim managerul de proiect SpoC (Simple Point of Contact), un acronim care subliniază importanța managementului de proiect.
El este punctul unic de contact, adică este cel care deține "adevărul absolut" din partea clientului, nu oferă informații contradictorii din partea clientului și are o privire de ansamblu asupra întregului proiect.
În calitate de furnizor ERP, soft4biz se străduiește să facă din fiecare implementare ERP o poveste de succes.
De aceea, ajutăm clienții noștri să își construiască propria echipă de proiect ERP. De asemenea venim în ajutor în a pune în fruntea echipei o persoană internă, care va conduce echipa la nivelul de dezvoltare necesar pentru o implementare ERP de succes.
Dacă doriți să primiți sprijin și o nouă perspectivă asupra ERP, vă puteți înscrie pentru o consultație aici:
Suntem bucuroși să vă ajutăm.
