5 lépéses változás kezelési stratégia kisvállalkozások számára

Kívülről nézve egy új ERP rendszer bevezetése a szoftverről, vagyis a technológiáról szól.

A valóságban viszont egy ilyen projektnek 3 kritikus összetevője van:

• a technológia,
• az emberek és
• a vállalati folyamatok.

Mind a három tényező hozzájárul az ERP projekt sikeréhez, de eddigi tapasztalataink szerint az emberi tényező a legfontosabb.

Ezzel szemben nagy általánosságban elmondható, hogy az emberi tényező az amit  a leggyakrabban figyelmen kívül hagynak az ERP projektek során.

Az ERP projektek által hozott átalakulás során felmerülő problémák ¾-e az emberek körüli problémákra vezethető vissza. Célunk, hogy a megkönnyítsük az ERP szoftver bevezetését azért, hogy mind a vállalkozás, mind pedig  a kollégák számára az új ERP szoftver bevezetése minnél több előnyt jelentsen.

Ha tehát a változásmenedzsment olyan fontos, mégis miért nem sikerül ezt jól csinálni olyan sok vállalatnak? Jellemzően nem teljes mértékben értik meg, hogy mi is ez, vagy hogyan kell hatékonyan csinálni.

A jó hír az, hogy tulajdonképpen mégsem annyira bonyolult ez a dolog.
Még a kisebb cégek esetében is van néhány viszonylag egyszerű lépés amely segít a csapatot írányítani a változást hozó ERP projekt időszakában.

A Prosci ADKAR® modell azt az öt kézzelfogható és konkrét lépést mutatja be, amelyet segítenek a tartós változás eléréséhez.

Ez az 5 lépéses megközelítés segít meglátni, hogy hol és miért nem működik jól egy változási folyamat.

1. Lépés – Tudatosság (Awarness): Miért vezessük be az ERP szoftvert?

Amikor a cégvezető elmondja a csapatának, hogy új ERP-rendszert vezet be, az első kérdésük az lesz, hogy "Miért?". A válasz erre a kérdésre közvetlenül a cég üzleti szükségleteihez kapcsolódik.
Lehet, hogy Ön - mint vezető -  már látja azokat a gondokat , amit a jelenlegi rendszerek és szoftverek használata okoz és úgy érzi, itt az ideje a fejlesztésnek, a megoldás az ERP szoftver bevezetése lesz.

Lehet, hogy jelentős növekedési időszakra készül (vagy éppen most megy keresztül), amelyet a jelenlegi szoftvere nem tud támogatni.
Bármi is legyen az ok, ossza meg a csapatával. Nagyon fontos, hogy a cégvezetés beszéljen erről.
 

Amint tudatában vannak az igénynek, készüljön fel a következő tipikus kérdések megválaszolására is:

• Mikor fog ez megtörténni?
• Milyen hatással lesz ez rám és az én feladataimra (egy-egy munkatárs esetében)?
• Kapok-e majd képzést az új rendszer használatáról?
• Lesz beleszólásom a választott rendszerbe és a tervezett bevezetés ütemezésébe?

 

2. Lépés - Az érdeklődés felkeltése (Desire): Miért lesz jó ez nekem?

Ha megértik a kollgák, hogy a cég miért vállalja ezt a projektet, néhány lelkesebb alkalmazott azonnal belevágna a munkába, és alig várják, hogy részt vegyenek benne.
Másoknak még mindig szükségük lehet egy kis meggyőzésre.

Segítsen nekik megérteni a célt.

Az alábbi kérdések megválaszolásával úgy mutassa be az ERP projektet, mint egy értékesítési ajánlatot, igyekezzen eladni azt a kollégáknak, megnyerni őket!

• Miért fontos a rendszer?
• Milyen hatékonyságnövekedést hoz létre?
• Milyen előnyökkel jár a szervezet számára?
• Hogyan fogja a változás ösztönözni a növekedést?

Ha például a jelenlegi szoftverének olyan korlátai vannak, amelyek bonyolultabbá teszik a folyamatokat, mutassa be mi fog jobb lenni.

Magyarázza el, hogyan néz ki, ha ezek az akadályok megszűnnek - nem csak a vállalat számára, hanem az egyén számára is.
Beszéljen az alkalmazottakkal négyszemközt, hogy megértse, mi áll az ellenállásuk hátterében (ahol ez a téma felmerül).

Így össze tudja kapcsolni a személyes motivációs tényezőiket, és minimalizálni tudja az akadályokat. Ha a kollégák hozzászólási jogot kapnak az ERP kiválasztásába és a bevezetési folyamatba is, akkor ez néhány munkatárs számára nagyobb motivációt fog biztosítani.

 

3. Lépés – Tudás (Knowledge): Hogyan fogom használni ezt a szoftvert?

Gyakori, hogy a vállalatok anélkül vágnak bele a képzésbe, hogy előbb a dolgozók beleegyezését kérnék. A képzés erőfeszítései sokkal sikeresebbek lesznek, ha az alkalmazottai hajlandóak tanulni, mert megértik a szükségességét és vágynak a részvételre.

Győződjön meg tehát arról, hogy sikeresen elvégezte az első két lépést, mielőtt belevágna bármilyen képzésbe.

Ebben a szakaszban az a fontos, hogy a felhasználók megtanulják az alapokat: navigálni tudjanak a szoftverben, és értsék a főbb funkciókat.

Ez magában foglalhatja a videós oktatóanyagok megtekintését, a rendszer gyakorlati bemutatását és a rendszer elindítását.

A folyamatokat lépésről lépésre érdemes elsajátítani.
Ez az ismerkedésről szól:  lehetővé kell tenni a felhasználók számára, hogy megszokják az új rendszert és megtanulják az alapokat.

A folyamatok dokumentálása a képzési erőfeszítések kritikus eleme.
 Ez egy olyan lépés, amelyet a vállalatok gyakran kihagyank, hogy időt takarítsanak meg, vagy mert nem tartják szükségesnek. Tartsa szem előtt, hogy az üzleti folyamatok változnak, és ezt valahol dokumentálni kell.

Ez nem csak a jelenlegi alkalmazottai számára könnyíti meg a tanulást, hanem a jövőben is sokkal könnyebbé teszi a munkát.
Ideális esetben már az ERP szoftver beszállítója is ad erre vonatkozó dokumentációt.
A soft4biz ad ilyen dokumentumokat a felhasználónak (több formában is).

 

4. Lépés – Készségek (Ability): Hogyan válok kezdőből gyakorlott felhasználóvá?

Miután a felhasználók elsajátították a szoftver használatának alapismereteit, még mindig észrevehető a szoftverhasználati készségek hiánya.

Ilyenkor már le tudják követni a folyamat lépéseit, de még nem képesek végrehajtani a feladatokat önállóan vagy ha igen, akkor gyakran tévednek és nem látják át a részleteket.

Még ha egyedül végig is jutnak a lépéseken , előfordulhat, hogy a vártnál hosszabb időbe telik. Ha pedig valami balul sül el, azt nem biztos, hogy tudják, hogyan kell a hibákat elhárítani és a problémát kijavítani.

Nem lehet alábecsülni a dokumentáció fontosságát. Ez lesz a csapata számára az útmutató, ami az új rendszerre való átállást segíti . Az útmutató nélkül a bevezetési időszak még tovább fog tartani.

A kulcsfelhasználóktól kapott gyakorlati oktatás és a további gyakorlás segít az alkalmazottaknak a készségek fejlesztésben. A bevezetés során csapatunk pl. házi feladatot is szokott adni a felhasználóknak.
Fontos, hogy a dolgozók egy tesztkörnyezetben tudjanak gyakorolni, így az esetleges hibák nem okoznak extra fejfájást és megértik, hogyan a legjobb megoldani egy feladatot.

Az idő itt kritikus tényező!
Ha elkapkodjuk a képzést, nagyobb az esélye annak, hogy az emberei úgy érzik majd, hogy felkészületlenek. A projekt tervezése sroán hagyjon elegendő időt a képzésre, és építsen be képzési időt az üzembe helyezés után is.

Mihelyt az emberei megismerik a rendszert, többet akarnak majd tanulni.
Adjon tehát lehetőséget nekik arra, hogy bővítsék tudásukat és képességeiket.

 

5. Lépés – Megerősítés (Reinforcment): A régi jó szokások újra cserélése

Emberként arra vagyunk kondicionálva, hogy ragaszkodjunk a szokásainkhoz.
Ezek megváltoztatása időbe telik, és a megerősítés a kulcsa annak, hogy a változás megmaradjon.
Ha egy "állítsd be és felejtsd el" megközelítést alkalmazunk, akkor nagy az esélye annak, hogy az alkalmazottai visszatérnek a régi szokásaikhoz (beleértve a régi táblázatok, segédletek, esetleg határidőnaplók használatát is), ahelyett, hogy az új ERP-rendszert használnák.

Nézzen utána a csapatának:

• Lássuk milyen funkciókat használnak rendszeresen?
• Hol látják az egyének a hatékonyságot a munkájukban?
• Ünnepelje meg ezeket a győzelmeket, és ismerje fel, hogy ha a változtatást sikeresen elfogadták. A pozitív elismerés nagyban hozzájárul annak tudatosításához, hogy az erőfeszítés megérte, és arra ösztönzi a csapatot, hogy folytassák azt.

Ha azt látja, hogy az emberek visszatérnek a régi folyamatokhoz, kérdezze meg, hogy miért?!
Ez lehet olyan egyszerű dolog is, mint egy mező áthelyezése. amit gyakran kihagynak, hogy a felhasználók könnyebben megtalálják. Vagy lehet, hogy további képzésre van szükség bizonyos folyamatokkal kapcsolatban.

Az akadályok megértése kulcsfontosságú a probléma kezeléséhez és a csapat teljes körű támogatásának eléréséhez.

 

Néhány bónusz tipp, a még jobb eredmények érdekében!

• Hozzon létre egy kommunikációs tervet, amelynek középpontjában az egyértelműség és a következetesség áll. Biztosítsa az összehangoltságot a  vezetői szinten, hogy vezetői csapata ugyanazt az üzenetet ossza meg csapataival.
• Ösztönözze az egyéni szintű felelősségvállalást azáltal, hogy az emberek beleszólást kapnak a folyamatba, és felhatalmazza munkatársait, hogy egymást támogassák a társaik képzésével. Ahogyan a kilátások is nagyobb hangsúlyt fektetnek
• Állítson fel egy közvetlen kommunikációs módszert (például egy erre a célra létrehozott e-mail csoportot, vagy heti félórás gyors beszámolót online vagy személyesen), hogy csapata feltehesse kérdéseit vagy megbeszéljék a gondokat.
• Ünnepelje meg az út során elért eredményeket és mérföldköveket (mint példáúl egy modul sikeres bevezetése), és ismerje el mind az egyének, mind a csapat hozzájárulását ehhez.
• Fókuszáljon a pozitívumokra és erősítse meg, hogy miért csinálja ezt. Így a csapat motiváltabb lesz a nehéz időszakokban is.
• Lássa át, hogy mit kér a csapatától. Különösen a kisebb cégeknél az ERP-projekt

gyakorlatilag mindenkire hatással lesz. Még akkor is, ha valaki munkaterhét kell átvállalnia, amíg ő a projektre koncentrál, mindenkitől elkötelezettséget igényel.

 

Kis- és középvállalkozások számára szállítjuk a legjobb ERP szoftver megoldásokat.
Hiszünk abban, hogy az emberek előtérbe helyezése és a felelősségvállalás a legjobb módja annak, hogy a technológiát, a digitalizációt a vállalatok szolgálatába állítsuk.

Egy új ERP rendszerre való áttérés ijesztő és összetett fejlesztési projekt LEHET. De nem KELL annak lennie! Mi megkönnyítjük az ERP-projektekkel járó elkerülhetetlen bizonytalanságot, és segítünk Önnek abban, hogy ez a változás sikeres legyen.

Szeretné vállalata hatékonyságát növelni az ERP szoftver bevezetésével?
Lépjen velünk kapcsolatba itt vagy az alábbi elérhetőségek egyikén:

Email: office@soft4biz.ro
mobil: 0752 197 184