Datele de bază (cunoscute și sub numele de date principale) reprezintă un aspect important, dar adesea neglijat, al implementării ERP.

Nu este necesar doar să se efectueze curățarea și transferul datelor de bază în noul sistem, ci și să se stabilească modul în care acestea vor fi gestionate în viitor.

Dacă aveți în vedere alegerea unui sistem CRM sau a unui sistem ERP sau a altor tipuri de software de afaceri, este timpul să începeți să vă gândiți la modul de gestionare a datelor de bază.

Ce înseamnă date de bază și cum le gestionăm?

 

Următoarele 3 serii de date sunt denumite, de obicei, date de bază:

- produse (și servicii)

- parteneri (clienți și furnizori)

- liste de prețuri (prețuri de achiziție și de vânzare)

Aceste trei seturi de date vor juca un rol important mai târziu, deoarece acuratețea lor și modul în care sunt tratate vor determina cât de repede și fără erori putem crea documente în sistemul ERP.

Doar un exemplu simplu.

Dacă doriți să pregătiți rapid o ofertă de preț (sau să luați o comandă rapidă de la un client), este foarte important ca numele și codul produsului și prețul să fie corecte.

 

Dacă oricare dintre aceste informații nu este corectă, fie veți trimite o ofertă greșită, fie veți pierde mult timp încercând să aflați unde este greșeala (care este numele corect al produsului, codul produsului sau prețul asociat cu acel client).

 

Desigur, de cele mai multe ori nu există doar aceste trei date de bază (de exemplu, numele depozitelor, utilizatorii de software etc.), dar poate că aceste 3 date de mai sus sunt cele mai importante date de bază.

Pe de altă parte, există datele de tranzacție, care sunt "evenimente" care au loc la un anumit moment dat în timp.

 Exemplele includ:

- comenzi de vânzare

- comenzi de achiziție

- facturi

- comenzi de producție

Se poate observa că toate aceste evenimente (documente) sunt construite pe baza unor date de referință definite anterior, astfel încât datele de referință incorecte sau problematice (nesigure) vor cauza multe bătăi de cap pentru întreaga echipă mai târziu (și acest lucru se poate extinde chiar și la clienți și furnizori).

De ce este important să gestionați corect datele de bază?

 

Gestionarea datelor de bază este un set de procese și tehnologii care permit unei companii să creeze, să mențină și să gestioneze o imagine unică și exactă a datelor sale de bază.

Numiți-o "acuratețe momentană cu majuscule"!

Gândiți-vă la câți utilizatori individuali interacționează cu aceste date de bază ...Este vorba de o mulțime de interacțiuni. Nu este surprinzător faptul că, în timp, datele pot deveni vechi, inexacte sau nesigure.

Unele dintre cele mai frecvente probleme cu datele de bază:

- informații duplicate (un anumit partener este introdus de mai multe ori în sistem, de exemplu, cu majusculă, cu sau fără forma juridică a societății la sfârșit (srl.) etc.)

- informații neactualizate (de exemplu, o creștere de preț, dar am uitat să actualizăm prețurile în ERP pentru un anumit client)

- informații incoerente (un anumit produs este listat de mai multe ori în sistem)

- lipsa de standardizare (de exemplu, anumite coduri de produse nu respectă regula internă privind codurile de produse, astfel încât personalului nou angajat trebuie să i se explice întotdeauna acest lucru separat, astfel încât să știe că există o serie de excepții etc.

În concluzie, gestionarea datelor de bază contribuie la menținerea unei singure surse de adevăr.

 

Fiabilitatea datelor înseamnă decizii de afaceri mai bune

 

Rezultatul final al gestionării corecte a datelor de bază este că întregul software poate fi utilizat în mod fiabil.

Pentru a avea date de bază corecte, este necesar să se stabilească câteva reguli simple bazate pe bunul simț:

- importați în sistem numai date noi și validate la pornirea ERP. Atitudinea "și ce dacă..." (de exemplu, importul unei baze de date de produse pline cu erori) vă va atrage represalii severe mai târziu,

 - merită introdus (mai ales în companiile mari) o restricționare pentru utilizatori la adăugarea unui nou produs, partener, preț, acest lucru să se limiteze doar la câțiva angajați (responsabili) bine definiți, reducând astfel posibilitatea de eroare

- uneori merită, de asemenea, să se limiteze modificarea și fragmentarea datelor de bază deja introduse

- verificări periodice pentru a detecta eventualele dublări și probleme (reducând astfel riscul)

 

Ca urmare, angajații vor putea lua decizii de afaceri mai bine informate privind strategiile de stabilire a prețurilor, nivelurile optime ale stocurilor, rutele ideale de livrare și multe altele.

 

În concluzie, gestionarea datelor de bază are efecte mari și de lungă durată și merită să o faceți cum se cuvine.