Importul datelor vechi în noul sistem ERP – o sabie cu 2 tăișuri
În momentul în care implementezi un (nou) software ERP la compania ta, este esențial ca în acel sistem să poți avea încredere chiar din prima zi de activitate!
Ca urmare este esențial ca toate datele din noul sistem să fie curate, exacte și validate.
Vorbim de date precum produse, clienți, prețuri, stocuri, etc.
Un nou sistem plin de date eronate va crea instant neîncredere în rândul colegilor tăi, iar aceasta va duce eșecul implementării softwareului ERP.
Fără doar și poate importul (sau migrarea) datelor din vechiul sistem poate fi un punct cheie.
Astăzi mi-am propus să-ți prezint situațiile tipice care pot crea probleme și modul în care poți evita aceste situații nedorite.
- Probleme cu datele redundante și inexacte
În (majoritatea cazului) aceste date – înainte de verificare și corectare - conțin o serie de duplicări și date inexacte.
Câteva probleme tipice, întâlnite în viața reală (în proiectele noastre de implementare):
- Coduri de produse eronate, cu duplicări
- Coduri de produse și produse inactive (scoase din portofoliu, dar care sunt în lista de produse)
- Același client introdus ca sau fără S.C. la denumirea clientului (S.C. X srl, SC X srl, SC X srl., … - variațiuni fără limite J) ca urmare un singur client figurează de mai multe ori (dacă codul fiscal nu este identificator unic)
- Punctele de lucru sau adresele de livrare sau facturare introduse inexact
- Erori în listele de prețuri
- Diferențe semnificative între stocul scriptic și faptic, care după importul stocului scriptic din vechiul sistem dau peste cap gestionarea stocului (trebuie să livrezi ceva ce nu este pe stoc de fapt …)
Pot apărea o serie de situații nedorite din cauza importului datelor vechi, dacă nu se face o verificare prealabilă.
Pe scurt: ideea principală este ca niciodată să nu faci un import de date fără să faci o verificare și o corectare prealabilă!
Trebuie să ții cont de faptul că acest lucru presupune un efort din partea ta (ca și client).
Este ca și cum te-ai muta într-o casă nouă fără să faci curățenie la finalul mutării!
- Atenție la respectarea cerințelor legale (FIFO, lot, serie unică)
O altă recomandare importantă este să ții cont neapărat de reglementările legale în vigoare, atunci când gestionezi datele. Mă refer la următoarele situații:
- Dacă domeniul tău de activitate este industria alimentară, atunci produsele trebuie să aibă o identificare a lotului. La fel și în industria construcțiilor.
- Dacă comercializezi sau pui pe piață produse de valoare mare cu serie unică (de ex. cazane, aparate de aer condiționate, etc) atunci la recepție, transferuri de stoc și livrări trebuie să ții cont de aceea serie unică (inclusiv pentru a gestiona corect perioada de garanție)
- Dacă există prevederi pentru domeniul tău ca strategia de evidență a stocului să fie FIFO (first in-first out), atunci și în sistemul ERP trebuie să fie setat și gestionat în acest fel stocul.
- Mai puțin câteodată înseamnă mai mult!
Există o ambiție comună a firmelor de a importa cât mai multe date în noul sistem ERP.
Acest lucru este perfect de înțeles, în primă fază.
Îți construiești un nou sistem în care vrei ca totul să fie pus în ordine și să ai multe date din trecut (unii chiar vor datele pentru ultimii 5 ani!), pentru a analiza tendințe și a face comparații.
Propun să te apuci (poate împreună cu furnizorul soluției ERP) să faci o analiză la rece și să verifici acuratețea acestor date.
Înțeleg că dorești să aduci aceste date în noul sistem ERP, dar este momentul să vezi dacă:
- datele sunt corecte (fără duplicații), sunt exacte și la zi
- iar dacă nu este așa (de obicei nu este așa J!), atunci fă-ți un plan pentru a verifica și corecta aceste date.
Aici punctul cheie este ca planul tău să fie realist!
Verificarea, corectarea și pregătirea pentru import al acestor date trebuie făcut de o persoană care:
- cunoaște bine datele respective (dacă vorbim de produse, atunci product owner sau sales manager, dacă vorbim de stoc atunci șeful depozitului, dacă vorbin de facturi neachitate atunci cineva de la facturare sau departamentul financiar) și
- lucrează suficient de minuțios pentru ca rezultatul final să fie cel dorit
- are suficientă responsabilitate și rezultatul final al muncii sale este adecvată.
Pregătirea datelor pentru import nu poate fi o sarcină a furnizorului soluției ERP, pentru că nu cunoaște „realitatea din teren” și chiar dacă și-o asumă, rezultatul final nu va fi cel sperat!
Vestea proastă este că activitatea aceasta de verificare și corectare trebuie rezolvată (de colegul desemnat) pe lângă celelalte sarcini cotidiene!
Tocmai de aceea spun că de multe ori este mai bine să începi utilizarea unui sistem ERP cu date puține dar de încredere, decât cu un morman de date inexacte (de ex produse inactive, clienți pierduți demult, liste de prețuri neactualizate, coduri produs incorecte, etc) din ultimii 10 ani.
Mai puțin, înseamnă de data aceasta mai mult!
O scurtă concluzie: La implementarea unui sistem ERP nu te crampona de importul tuturor datelor! O abordare mai realistă te va ajuta să ai un sistem funcțional mai repede, cu date mai puține dar cu un cost de implementare mai mic!
Crezi că implementarea unui software ERP la firma ta este de actualitate?
Click aici și completează formularul de contact! Te contactăm în scurt timp.
Ernő Jancsó, soft4biz
