Managementul schimbării organizaționale fără panică
Transformarea modului în care sunt gestionate comenzile
De obicei transformarea procesului de gestionare a comenzilor nu este prioritatea principală, dar fiecare schimbare organizațională pe care o faceți ca urmare a transformării digitale necesită o planificare atentă.
De fapt, atunci când implementați un nou sistem de gestionare a depozitelor, un nou sistem ERP pentru lanțul de aprovizionare sau un nou sistem ERP pentru producție, majoritatea organizațiilor se confruntă cu rezistență la schimbare din partea angajaților.
Astăzi, vă împărtășim câteva sfaturi despre cum să îi entuziasmați pe angajați cu privire la un proces simplificat de gestionare a comenzilor și la schimbările aferente de roluri și responsabilități.
Cum să îi entuziasmați pe angajați în legătură cu un nou proces de gestionare a comenzilor? Iată câteva sfaturi:
- Implicarea angajaților încă de la început
Pe măsură ce vă pregătiți să implementați un nou sistem de afaceri, nu așteptați până la punerea în funcțiune pentru a vă implica angajații. Poate cel mai simplu ar părea să nu-i informați, dar reținerea informațiilor poate duce la întrebări, suspiciuni și rezistență.
Unul dintre pilonii managementului schimbării organizaționale este comunicarea, încă de la începutul implementării. De îndată ce se ia decizia de a face o schimbare, informați-vă angajații cu privire la schimbările organizaționale ce urmează să se întâmple.
Apoi, luați în considerare modul în care puteți implica experții în domeniu și șefii de departamente în procesul de selecție și implementare a software-ului.
- Există un membru al personalului de gestionare a inventarului care trebuie să informeze echipa cu privire la punctele slabe din domeniile operaționale?
- Există un manager de gestionare a lanțului de aprovizionare care deține cele mai fiabile date privind durata de finalizare a comenzilor?
Implicarea contribuie la participare, deoarece îi ajută pe angajați să simtă că au o anumită influență asupra naturii schimbărilor viitoare.
- Comunicați beneficiile
Angajații dvs. nu pot fi entuziasmați de un lucru neclar. Trebuie să intrați în detalii.
Atunci când explicați procesul de implementare, nu uitați să intrați în detalii despre modul în care software-ul de gestionare a comenzilor le va ușura viața, cum îi va ajuta să facă față punctelor slabe cu care se confruntă, de ex:
- va facilita găsirea produselor în depozit
- va simplifica întregul proces de preluare, ambalare și expediere
- Alegeți un campion al "schimbării"
Campionii schimbării sunt angajații care promovează în mod vizibil proiectul în fața colegilor lor. Aceștia evidențiază beneficiile așteptate, răspund la întrebări și atenuează îngrijorările pe măsură ce acestea apar.
Aceștia pot fi șefi de departamente, experți în domeniu sau orice angajat cu suficientă influență pentru a controla conversația la locul de muncă.
De asemenea, este utilă implicarea echipei de conducere. Dacă angajații văd că liderul companiei își exprimă entuziasmul față de noul software de gestionare a comenzilor, este mai probabil ca aceștia să îi urmeze exemplul.
- Stabilirea priorităților în ceea ce privește formarea utilizatorilor finali
Un alt pilon foarte important este formarea utilizatorilor finali. Cu toate acestea, o abordare generală nu este suficientă. Materialele de formare trebuie să fie adaptate la nevoile și fluxurile de lucru ale fiecărui grup de bază din organizație. Modul în care echipa de vânzări interacționează cu software-ul de gestionare a comenzilor nu va fi același cu modul în care îl utilizează managerii de depozit. Același lucru este valabil și pentru departamentul de contracte, conducerea executivă și managerii de proiect.
Prin personalizarea și prioritizarea formării, le transmiteți clar colegilor dumneavoastră că doriți ca aceștia să fie capabili să utilizeze instrumentele pe care le au la dispoziție și că veți investi timp și resurse pentru a-i ajuta să facă acest lucru.
Pe măsură ce angajații dvs. încep să învețe noul sistem de gestionare a comenzilor, ei vor fi mai capabili să își imagineze mai bine beneficiile acestuia și modul în care îl vor folosi în viitor.
- Abordarea aspectelor și preocupărilor ulterioare punerii în funcțiune
Odată cu implementarea și punerea în fincțiune a noului software, activitatea nu s-a terminat. De fapt, o mare parte din muncă abia acum începe.
În loc să vă dezamăgiți angajații, verificați des pentru a vedea cum lucrează cu noua soluție.
În această etapă, este recomandat să puneți următoarele întrebări:
- folosesc soluții alternative?
- organizația îndeplinește indicatorii cheie de performanță stabiliți la începutul proiectului?
- care sunt cele mai frecvente probleme pe care le întâmpină angajații?
- care este rata de funcționare a sistemului?
- obține organizația beneficiile așteptate?
- Recompensați micile victorii
În mijlocul unei schimbări la nivelul întregii companii, una dintre cele mai ușoare și mai eficiente modalități de a stârni entuziasm este recunoașterea și recompensarea micilor victorii. În multe cazuri, este suficient un cuvânt încurajator sau un mesaj de e-mail, de exemplu atunci când un angajat a navigat cu succes în noul software sau a gestionat fără probleme o comandă pentru un client cheie.
Recunoașterea și recompensarea micilor victorii, va avea ca rezultat implicarea angajaților și angajamentul față de companie.
+1 sfat Faceți publică transformarea procesului de gestionare a comenzilor
Făcând publicitate chiar și schimbărilor mici, puteți crea o mentalitate în companie care să îmbrățișeze inovația în orice moment. Cu cât puteți crea mai mult entuziasm, cu atât va fi mai ușor să vă ghidați organizația prin schimbări mai mari pe parcurs.
Aveți nevoie de îndrumare în ceea ce privește transformarea digitală? Contactați consultanții noștri accesând linkul soft4biz.
