Există o tendință naturală, ca atât clientul care implementează ERP-CRM, dar și furnizorul, să creadă că dacă se face o customizare a softwareului, atunci totul o să fie bine.

La prima vedere se pare că ambele părți au numai de câștigat, adică o situație win-win ca la carte:

  • clientul o să fie mai mulțumit ("haina ERP-CRM" este croită mai pe stilul lui, îi vine mai bine),

  • iar furnizorul face o treabă bună și primește bani pe aceste servicii. 

Lucrurile nu sunt chiar atât de roz, cel puțin nu în toate cazurile!

 

Am adunat în cele de mai jos cele 1+6 bune practici (BP, verificate în practică), care te vor ajuta să înțelegi mai bine personalizarea ERP-CRM.
Prin aceste bune practici vei înțelege și situațiile în care soluția pentru unele probleme existente nu va fi personalizarea softwareului.

 

Primul și poate cel mai important best practice (BP) dintre toate:


BP 0. Ceea ce este deja gata este (aproape) în totdeauna mai ieftin decât ceea ce se va personaliza/dezvolta de acum încolo
 

Un software "out of the box" (considerat finalizat ca produs la un moment dat) costă mai puțin decât ce se va dezvolta mai târziu. De ce?

Pentru că softwareul respectiv a fost vândut deja (poate la mai mulți clienți), s-au acoperit (cel puțin parțial) costurile de dezvoltare, a fost testat (cât de cât), reprezintă o anumită soluție (este utilizată de cineva). 

Softwareul nou, sau add-on-ul (aplicația) ce urmează a fi realizat ca personalizare-dezvoltare va fi făcut în viitor și probabil furnizorul va dori ca în întregime (sau cel puțin în mare măsură) să-și acopere costurile de dezvoltare prin venitul încasat de la primul client.
Cu cât dezvoltarea este mai exclusivistă (dorită și utilizată de un singur client), cu atât costul plătit de primul client va fi mai mare.

 

Vă dau un exemplu simplu prin care veți înțelege acest subiect:

  • Cum noi oferim soluții bazate pe un software open source, nu avem costuri de licențe facturate la client. Adică avem, dar aceasta este ZERO!

  • În schimb dacă clientul vrea o personalizare folosită doar de el, atunci vom fi nevoiți să-i facturăm serviciul prestat (realizarea personalizării, de ex în valoare de 500 de euro).

 

Care este raportul preț-calitate în cele 2 situații? Hai să facem comparația:

  • primește un sistem ERP-CRM modern, cu funcționalități și ergonomie adecvată pentru ZERO cost de licență

  • dar mai cumpără suplimentar (dacă ține neapărat) o aplicați complementară (un add-on), care ca și funcționalitate reprezintă să zicem 5% din ceea ce știe softwareul inițial

Cele 2 chestiun trebuie puse în balanță. Merită într-adevăr să dai acești bani, banii vor fi cheltuiți în mod fundamentat?!

BP1. Alegeți corect softwareul ERP-CRM

Înainte de a face alegerea softwareului ERP-CRM, este bine să investiți timp și poate chiar bani să vă uitați îndeaproape la câteva soluții existente pe piață.

Este o greșeală tipică să alegi un software la nimereală, după care să dai o grămadă de bani pentru a compensa alegerea prost făcută prin ultrapersonalizarea softwareului.

Dacă softwareul ales este foarte departe de ceea ce ar fi trebuit să fie, atunci n-are sens să cheltui pe personalizări.

Începe proiectul ERP-CRM prin a investi timp în alegerea unei soluții care este cât mai aproape de doleanțele tale.

BP2. Însușiți funcționalitățile existente 

Este o continuare firească a situației prezentate deja. Clientul încă nu cunoaște în detaliu și nu a experimentat pe propria piele ce și cum face softwareul.
Dar ... - și aici este problema! - are deja o serie de idei de personalizare la care ține musai să fie făcute.

Puțintică răbdare! (așa zicea și Caragiale).
Să înțelegem mai bine situația, notăm ideile, cântărim la rece și abia după acea chiar facem personalizări și dăm banii pe ea.

În momentul în care (fiind la început de drum) cunoști foarte puțin softwareul și te arunci totuși să faci personalizări, vor fi situații în care:

  • se vor face personalizări degeaba și

  • vei încetini proiectul de implementare cu chestii mărunte, nerelevante la final de proiect.

BP3. Faceți diferența dintre "nice to have" vs. "must have"

Când identificăm posibilele personalizări, este bine dacă le punem într-o listă. După care facem doi pași în spate, ne detașăm de aceste idei minunate și le împărțim în 2 categorii:

  • personalizări "must have", cele fără de care softwareul nu asigură beneficiile cele mai importante, se pierde esența proiectului

  • personalizări "nice to have", găselnițe care ne sunt atât de dragi nouă (persoanei de decizie de la client), dar care până la urmă nu aduc beneficii majore.

Pasul final: renunțăm - cel puțin temporar - la "nice to have". Punem lista de o parte, reanalizăm oportunitatea realizării personalizărilor peste câteva luni. 

BP4. Personalizarea tratată ca investiție

Ce ar fi să  abordăm problema personalizării și prin ochii unui om de finanțe? Personalizarea softwareului va avea un cost. Ce beneficii primim în schimb?

Putem estima cumva beneficiile rezultate în urma personalizării? De regulă personalizarea trebuie să ne aducă beneficii financiare sau de ergonomie, sau de spirijinire a deciziei managementului:

  • dacă o operație va fi mai rapidă (mai puține clickuri), economisim timp de lucru, adică câștigăm eficiență,

  • dacă vom avea rapoarte pentru management, mai rapid, se pot lua mai repede decizii fundamentate,

  • dacă automatizăm generarea unui raport, atunci câștigăm timp și bani

Puneți în balanță beneficiile (dacă se poate cuantificate în bani) și costurile!
Merită? Atunci personalizarea trebuie făcută!

BP5. Multe personalizări = dependență mai mare de furnizor

Dacă sistemul tău ERP-CRM conține multe add-onuri făcute la comandă, atunci acest lucru va însemna că devii din ce în ce mai dependent de furnizorul respectiv.
El le-a făcut, el cunoaște codul sursă.

Nu spun că acest lucru trebuie exclus, dar va exista această situație, de care trebuie să fi conștient ca și client.

Am văzut câțiva clienți care utilizau software făcute la comandă și erau "legați de mâini și de picioare".

În astfel de situații măcar fii atent ca:

  • să ai codul sursă, aceasta să fie proprietatea ta

  • să ai o documentație (specificație de dezvoltare), care descrie funcționarea softwaeului

  • măcar să nu fii dependent de un singur om.

Ce faci dacă îi cade o cărămidă în cap singurei persoane care "ține frâiele"? Se oprește firma ta în ziua următoare?! 

BP6. Complexitate mare = risc mai mare

Sistemele CRM - și cu atât mai mult sistemele ERP - sunt din start niște jucării complexe. De regulă în spatele fiecărui sistem există câteva sute de tabele de date, sunt construite din multe module, există o serie de dependențe între componente.

Trebuie să-ți imaginezi că o personalizare vine în plus cu noi funcții și noi componente, care se adaugă la sistemul inițial. Lucrurile se complică!

O personalizare însemană crearea unor noi funcții în sistem, lucru care presupune:

  • stabilire și documentarea cerințelor de dezvoltare (document numit specificație software)

  • stabilirea unui buget și termen de execuție

  • realizarea dezvoltării informatice

  • testarea acestuia într-un mediu de testare adecvat de către furnzior

  • testarea și acceptarea acestuia de către client. 

Nu spun să nu faci personalizări, dar dacă faci atunci fii conștient de aceste riscuri. Mulți furnizori nu-ți vor spune cele de mai sus, poate din simplul motiv că nici ei nu sunt conștienți de acestea!

Dacă personalizarea dorită trece de cele 6+1 filtre de mai sus, atunci merită făcută!


Dorești să implementezi un software ERP-CRM cu un furnizor care să-ți ofere cât mai multă valoare, să se încadreze în buget și termenul limită?