Pilonii implementării cu succes al unui software ERP

 

Implementarea unui software ERP aduce cu sine schimbări foarte semnificative în viața unei companii.

Există 3 piloni al unei implementări de succes:

1. dezvoltarea/îmbunătățirea proceselor de afaceri

2. implementarea schimbărilor organizaționale

3. tehnica (tehnologie, IT)

Dintre cele 3 lucruri, aproape toată lumea (inclusiv conducerea companiei și, în cazuri extreme, chiar și furnizorul de software) se concentrează doar pe 3: software-ul în sine (tehnologia, IT).

Mai multe sondaje independente (cum ar fi sondajul Panorama Consulting) au arătat că pilonii 1 și 2 sunt cel puțin la fel de importanți ca software-ul în sine.

De fapt, celelate două tind să fie cele mai problematice, tocmai din cauza lipsei de cunoștințe și de experiență în acest domeniu, pur și simplu pentru că nu sunt abordați suficient în timpul implementării software-ului. Acest lucru este valabil mai ales în mediul antreprenorial românesc.

Îmbunătățirea proceselor de afaceri

Îmbunătățirea proceselor de afaceri este deosebit de importantă pentru implementările ERP.

În producție, de exemplu, sunt necesare procese optimizate pentru a colecta date din fabrică. Deși colectarea datelor este de obicei automatizată, trebuie optimizate fluxurile de lucru de la un capăt la altul în cadrul lanțului de aprovizionare.

 

Practic, în orice departament (marketing, vânzări, producție, achiziții etc.) este esențial ca procesul să se desfășoare mai rapid și cu cât mai puține resurse, asigurând însă rezultate optime.

 

Îmbunătățirea proceselor trebuie să fie un efort CONTINUU care continuă și după implementare. De exemplu, noul sistem ERP poate fi utilizat pentru a efectua simulări care să ajute la determinarea celei mai bune modalități de desfășurare a operațiunilor de afaceri.

 

Managementul schimbării organizaționale, managementul schimbării

Orice tip de gestionare a schimbării organizaționale poate părea intensă pentru companiile cu personal neexperimentat sau nepregătit.

Ori de câte ori are loc o schimbare majoră într-o organizație - iar implementarea unui software ERP este tipică - unii angajați sunt entuziasmați de schimbare, în timp ce alții sunt reticenți în a renunța la ceea ce le este familiar. " Las' că-i bine și așa" este expresia clasică, des întâlnită.

Cum îi poți pune pe toți pe aceeași lungime de undă?

Cum putem evita disputele inutile?

 

Răspunsul: este de a face față schimbărilor, de preferință într-un mod planificat:

- comunicați din timp schimbările pe care le va aduce software-ul și discutați despre acestea în mod regulat

- evidențiați beneficiile pe care le va aduce la nivelul utilizatorilor, defalcate pe departamente și persoane (prezentați cazuri concrete), convingeți-i pe aceștia

- lăudați și evidențiați realizările colegilor (care au depus cele mai multe eforturi pentru implementarea softului), chiar și sub forma unei prime

- sprijiniți-i pe cei care întârzie să recupereze decalajul și verificați locurile din companie în care progresul este blocat.

- discutați deschis despre ceea ce se poate face pentru a elimina barierele și despre modul în care acest proiect, acest software este important pentru companie

 

Da, acest lucru necesită timp și efort, dar fără acesta, software-ul perfect nu va fi utilizat zilnic și nu se vor obține rezultatele așteptate.

 

Rezumat

Implementarea unui nou sistem ERP nu este ușoară. Experiența arată că concentrarea:

• pe oameni,
• procese și
• și tehnologie poate fi o provocare.

Prin urmare, soluția recomandată este o implementare etapizată, prin care angajații migrează la noul sistem în etape predefinite.

Acest lucru nu este doar mai puțin riscant din punct de vedere tehnic, ci și din punct de vedere organizațional - utilizatorii au mai mult timp să învețe noul sistem, să înțeleagă esența schimbării, iar cei mai calificați vor sprijini deja acest proces.