Adatok importálása az új ERP rendszerbe - egy kétélű kard
Amikor implementálsz egy (új) ERP szoftvert a vállalatodban, elengedhetetlen, hogy már az első naptól kezdve megbízhass a rendszerben!
Ezért létfontosságú, hogy az új rendszerben minden adat tiszta, pontos és ellenőrzött legyen.
Szó van itt olyan adatokról, mint például a termékek, ügyfelek, árak, készletek, stb.
Egy új rendszer, amely tele van hibás adatokkal, azonnal bizalmatlanságot fog kiváltani a kollégáidban, és ez az ERP szoftver bevezetésének kudarcához vezethet.
Kétségtelenül az adatok importálása (vagy migrálása) a régi rendszerből kulcsfontosságú lehet.
Ma azt a célt tűztem ki magam elé, hogy bemutassam a tipikus helyzeteket, amelyek problémákat okozhatnak, illetve, hogy hogyan lehet elkerülni őket.
- Problémák a redundáns és pontatlan adatokkal
Általában ezek az adatok - ellenőrzés és korrekció előtt - többféle duplikációt és pontatlan adatokat tartalmaznak.
Néhány tipikus probléma, amelyekkel a valós életben találkozunk (implementációs projekteink során):
- Hibás termékkódok, duplikátumokkal
- Inaktív termékkódok és termékek (portfólióból kivont termékek, de még mindig a termékek listájában szerepelnek)
- Ugyanaz a ügyfél beírva vagy nélkülük S.C. a nevében (S.C. X kft., SC X kft., SC X kft., stb. - korlátlan variációk), így egy ügyfél többször is szerepel (ha az adószám nem azonosító egyedi)
- Munkahelyek vagy szállítási vagy számlázási címek pontatlan bevitele
- Hibák az árlistákban
- Jelentős különbségek a rendszeres és valóságos készlet között, amelyek a régi rendszerből történő rendszeres készletimport után felborítják a készletkezelést (olyan tételeket kell szállítani, amelyek valójában nincsenek készleten...)
Számos nem kívánt helyzet előfordulhat a régi adatok importálása miatt, ha nincs előzetes ellenőrzés.
Összefoglalva: a fő ötlet az, hogy soha ne importáljunk adatokat anélkül, hogy előzőleg ellenőriznénk és kijavítanánk azokat! Figyelembe kell venni, hogy ez, (mint ügyfél) bizonyos erőfeszítést igényel. De enélkül az egész olyan, mintha beköltöznél egy új házba, anélkül, hogy kitakarítanád a költözés végén!
- Figyelem a jogi követelmények betartására (FIFO, tétel, egyedi sorozat)
Egy másik fontos javaslatom az, hogy mindig tartsuk szem előtt az érvényes jogszabályi előírásokat, amikor az adatokat kezeljük. Konkrétan a következő helyzetekre gondolok:
- Ha az iparági tevékenységi köröd az élelmiszeripar, akkor a termékeknek rendelkezniük kell egy tételazonosítóval. Ugyanez vonatkozik az építőiparra is.
- Ha magas értékű termékekkel kereskedsz vagy hozol forgalomba egyedi sorozattal (pl. kazánok, légkondicionáló berendezések, stb.), akkor a beérkezéskor, átadáskor és szállításkor figyelembe kell venned ezt az egyedi sorozatot (beleértve a garanciaperiódus helyes kezelését is).
- Ha az iparágadra vonatkoznak előírások, a készletnyilvántartási stratégiának a FIFO (első be, első ki) elvet kell követnie, akkor az ERP rendszerben is ennek megfelelően kell beállítani és kezelni a készletet.
- A kevesebb néha több!
Az ERP rendszerekkel foglalkozó vállalatoknak általában az a céljuk, hogy minél több adatot importáljanak az új rendszerükbe. Ez érthető, kezdetben, egy új rendszert építesz fel, amelyben szeretnéd, hogy minden benne legyen, és sok múltbeli adatra van szükséged (néhányan akár az elmúlt 5 év adataira is!), hogy elemzéseket végezhess és összehasonlításokat készíthess.
Javaslom, hogy kezdj el (lehetőleg az ERP megoldás szolgáltatójával együtt) egy objektív elemzést végezni, és ellenőrizni az adatok pontosságát.
Értem, hogy szeretnéd átvinni ezeket az adatokat az új ERP rendszerbe, de elérkezett az idő, hogy megállapítsd:
- az adatok helyesek-e (nincsenek-e duplikátumok), pontosak és naprakészek-e?
- és ha nem (általában nem!), akkor készíts egy tervet az adatok ellenőrzésére és javítására.
Itt a kulcs, hogy a terved reális legyen!
Ezeknek az adatoknak az ellenőrzése, javítása és az importra való előkészítése olyan személy feladata, aki:
- jól ismeri ezeket az adatokat (ha termékekről van szó, akkor a termék tulajdonos vagy értékesítési vezető, ha a készletről van szó, akkor a raktárvezető, ha kifizetetlen számlákról van szó, akkor a könyvelés vagy pénzügyi osztály)
- elég alaposan dolgozik ahhoz, hogy az eredmény megfeleljen az elvárásoknak
- kellő felelősséggel rendelkezik, és a munkájának végső eredménye megfelelő.
Az adatok előkészítése az importálásra nem lehet az ERP megoldás szolgáltatójának a feladata, mert az nem ismeri a "valós helyzetet", és a végeredmény nem az lesz, amit vársz!
A rossz hír az, hogy az ellenőrzés és javítás feladata (a kijelölt kollégának) a mindennapi feladatok mellett kell, hogy megoldódjon!
Éppen ezért mondom, hogy sokszor jobb kezdeni az ERP rendszer használatát kevés, de megbízható adattal, mint egy rakás pontatlan adattal (pl. inaktív termékek, régen elveszett ügyfelek, nem frissített árlisták, hibás termékkódok, stb.) az elmúlt 10 év alatt.
A kevesebb ezúttal többet jelent!
Röviden: Az ERP rendszer bevezetésekor ne ragaszkodj ahhoz, hogy az összes adatot importáld be! Egy realisztikusabb megközelítés segít abban, hogy gyorsabban működő rendszert kapj, kevesebb adattal, de alacsonyabb bevezetési költséggel!
Szerinted aktuális lenne az ERP szoftver bevezetése a vállalatodnál?
Kattints ide, és töltsd ki a kapcsolatfelvételi űrlapot! Hamarosan felvesszük veled a kapcsolatot.
Jancsó Ernő, soft4biz
