Szervezeti változásmenedzsment pánik nélkül
A rendelések teljesítésének átalakítása
Talán nem a legfontosabb priorítás a rendeléskiszolgálási folyamat átalakítása, azonban minden apró szervezeti változtatás, amelyet a digitális átalakulás eredményeként végrehajt, gondos tervezést igényel.
Valójában egy új raktárirányítási rendszer, ellátási lánc- vagy gyártási ERP-rendszer bevezetésekor a legtöbb szervezet a munkavállalók részéről ellenállást tapasztal a változással szemben.
Ma tippeket osztunk meg arról, hogyan lehet az alkalmazottakat lelkesíteni az egyszerűsített rendelésteljesítési folyamatért és a kapcsolódó szerepek és felelősségi körök változásaiért.
Hogyan lehet az alkalmazottakat izgatottá tenni egy új megrendelés-kitöltési folyamattal kapcsolatban? Íme néhány jótanács:
- Vonja be a munkavállalókat a kezdetektől fogva
Miközben egy új vállalati rendszer bevezetésére készül, ne várjon az üzembe helyezésig, hogy bevonja alkalmazottait. Lehet, hogy a egyszerűbbnek tűnik, ha nem tájékoztatja őket, de az elzárkózás kérdésekhez, gyanakváshoz és ellenálláshoz vezethet.
A szervezeti változásmenedzsment egyik alappillére a kommunikáció már a kezdetektől fogva. Amint döntés születik a változást illetően, tájékoztassa a munkatársait arról, hogy mi történik.
Ezután fontolja meg, hogyan vonja be a szoftver kiválasztási és bevezetési folyamatába a szakterületi szakértőket és az osztályvezetőket.
- van-e olyan készletgazdálkodási munkatárs, akinek fel kell világosítania a csapatot az üzemi területek gyenge pontjairól?
- van-e olyan ellátási lánc menedzsment vezető, aki a legmegbízhatóbb adatokkal rendelkezik a megrendelések teljesítési idejéről?
A bevonás hozzájárul a részvételhez, mert segíti a munkavállalókat abban, hogy úgy érezzék, van némi befolyásuk az elkövetkező változások jellegére.
- Kommunikálja az előnyöket
A munkaerő nem tud valami ködös dolog miatt lelkesedni. Részletezni kell.
A bevezetési folyamat ismertetése során ne feledje, hogy részletesen ismertesse, hogyan könnyíti meg az életüket a rendeléskezelő szoftver, hogyan segít majd nekik, az általuk tapasztalt fájdalmas pontok kezelésében pld.:
- könnyebbé teszi majd a termékek megtalálását a raktárban
- leegyszerűsíti a teljes felvételi, csomagolási és szállítási folyamatot
- Válasszon “változás” bajnokot
A változás bajnokai olyan alkalmazottak, akik láthatóan népszerűsítik a projektet társaik számára. Rávilágítanak a várható előnyökre, válaszolnak a felmerülő kérdésekre, és enyhítik a felmerülő aggodalmakat.
Ezek lehetnek osztályvezetők, szakterületi szakértők, vagy bármely olyan alkalmazott, akinek elég befolyása van ahhoz, hogy irányítsa a munkahelyi beszélgetést.
Az is segít, ha a vezetői csapatot is bevonja. Ha az alkalmazottak azt látják, hogy a cég vezetője lelkesedését fejezi ki az új rendeléskiszolgáló szoftverrel kapcsolatban, nagyobb valószínűséggel követik a példát.
- A végfelhasználói képzés prioritásként való kezelése
Egy másik nagyon fontos alappillér a végfelhasználók képzése. Egy általános megközelítés azonban nem elégséges. A képzési anyagokat a szervezet minden egyes alapcsoportjának igényeihez és munkafolyamataihoz kell igazítani. Az a mód, ahogyan az értékesítési csapat interakcióba lép a rendelésteljesítési szoftverrel, nem fog megegyezni azzal, ahogyan a raktárvezetők használják azt. Ugyanez vonatkozik a szerződéskötési osztályra, a cégvezetőkre és a projektmenedzserekre is.
Azzal, hogy a képzést személyre szabja és prioritássá teszi, egyértelművé teszi kollégái számára, hogy szeretné, ha használni tudnák a rendelkezésükre álló eszközöket, és hogy időt és erőforrásokat fordít arra, hogy segítse őket ebben.
Amint az alkalmazottai elkezdik megtanulni az új rendelésteljesítési rendszert, könnyebben el tudják képzelni annak előnyeit és azt, hogyan fogják használni a jövőben.
- Az életbe lépés utáni kérdések és aggodalmak kezelése
Ha egyszer már élesben működik az új szoftver, még nem fejezte be teljesen a munkát. Valójában a munka nagy része még csak most kezdődik.
Ahelyett, hogy az alkalmazottait cserben hagyja, gyakran ellenőrizze, hogyan működnek együtt az új megoldással.
Ebben a fázisban a következő kérdéseket javasolt feltenni:
- Megkerülési lehetőségeket használnak?
- Teljesíti a szervezet a projekt elején meghatározott kulcsfontosságú teljesítménymutatókat?
- Melyek a leggyakoribb problémák, amelyekkel az alkalmazottak találkoznak?
- Milyen a rendszer üzemidejének aránya?
- Eléri-e a szervezet a várt előnyöket?
- Jutalmazza a kis győzelmeket
Egy vállalati szintű változás közepette az egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módja a lelkesedés felkeltésének a kis győzelmek elismerése és jutalmazása. Sok esetben elég egy bátorító megjegyzés vagy e-mailben küldött üzenet is, például ha egy alkalmazott sikeresen navigált az új szoftverben vagy gördülékenyen kezelt egy megrendelést egy kulcsfontosságú ügyfél számára.
A kis győzelmek elismerése és jutalmazása, az alkalmazottak a vállalati kultúrához való kötődését és elköteleződését eredményezi.
+1 tipp A rendelések teljesítésének átalakítását tegye köztudottá, hírdesse meg
Ha még az apró, fokozatos változtatásokat is feldobja, érdekessé teszi, olyan vállalati kultúrát hozhat létre, amely minden pillanatban felkarolja az innovációt. Minél nagyobb hírverést tud kiépíteni, annál könnyebb lesz a szervezetet a későbbiekben nagyobb változásokon keresztül vezetni.
Útmutatásra van szüksége a digitális átalakulás során? Vegye fel a kapcsolatot vállalati szoftvertanácsadóinkkal az alábbi linken soft4biz.
